Saiba porque a gestão de documentos nunca foi tão fácil e eficiente

Uma empresa produz diariamente grande quantidade de documentos como, por exemplo, os dados de contratação dos próprios funcionários, recibos, relatórios, fichas de clientes e fornecedores, entre outros.

Por isso a gestão de documentos é parte primordial de seus processos organizacionais. Neste artigo vamos explicar o que é, suas vantagens e dicas de como gerir os documentos corporativos com eficiência.

O que é gestão de documentos

Gestão de documentos é parte da Gestão documental, que é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais.

A finalidade é simplificar o manuseio desses conteúdos no dia a dia, tornando a busca por informações mais prática, organizada e segura.

Hoje, com o alto volume de documentos produzidos, há a necessidade de automatizar seu armazenamento. Independente do tamanho da empresa.

Por isso, a gestão de documentos consiste em organizar todos os documentos produzidos e armazená-los em formato digital, sendo divididos em diferentes categorias, que vão desde o tema em que se enquadram até o nível de importância.

Vantagens da gestão de documentos

A gestão de documentos produz diversas vantagens para as empresas, como redução de custos, agilidade, uniformidade e qualidade dos processos e preservação do histórico da empresa. Em mais detalhes, veremos abaixo cada uma dessas vantagens.

Redução de custos

Uma empresa, independente do tamanho, gera muitos documentos e armazenar esses documentos é dispendioso, bem como seu envio e preservação.

Mas os custos podem ser ainda maiores quando não há organização e planejamento na gestão documental. Esses custos abrangem o tempo envolvido na busca por um documento, o risco inerente à perda, a necessidade de reimpressão, entre outros.

Afinal, tempo é dinheiro, e quanto mais tempo é investido na procura de documentos, menos tempo o funcionário terá para realizar outras tarefas importantes, reduzindo drasticamente a produtividade.

Agilidade, uniformidade e qualidade dos processos

Com a união de scanner profissional e GED, a gestão de documentos se torna mais ágil, além de padronizar e melhorar a qualidade dos processos nas corporações.

Muitas empresas já devem ter perdido prazos em processos devido a ausência de documento(s) ou a má qualidade de documentos digitalizados. Os prejuízos são inúmeros, variando da perda de um grande contrato até prejuízos à imagem.

Preservação do histórico empresarial

Planejamento estratégico, análise de resultados, avaliação de desempenho: todas essas etapas são essenciais para a administração e, principalmente, o progresso de uma empresa.

Portanto, é importante que números, dados, contratos e outras informações estejam devidamente armazenadas, catalogadas e com fácil acesso. A segurança jurídica, que fica garantida quando a gestão documental está em dia.

Scanners profissionais

Os scanners profissionais ganham destaque na hora de automatizar o processo de gestão documental, uma vez que digitalizam os documentos com mais rapidez e qualidade que uma multifuncional, por exemplo.

Foto: O Kodak i940 é uma boa opção para pequenas e médias empresas.

Foto: O Kodak i940 é uma boa opção para pequenas e médias empresas.

Além de agilizar todo o processo, com os documentos digitalizados as empresas podem economizar espaço, uma vez que não precisam ser armazenados. Mas cuidado! Não são todos os documentos que podem ser descartados mesmo estando digitalizados.

A importância do GED

Com o avanço da tecnologia, os scanners ganharam um aliado para dinamizar a gestão de documentos, Trata-se do gerenciamento eletrônico de documentos – GED. Assim que os documentos são digitalizados, você os armazena, certo? Mas aonde?

Armazenar todos os esses documentos no servidor, em rede, ou no computador de cada funcionário que os digitalizou, além do perigo de perdê-los, a empresa corre o risco de hackers invadirem o sistema e ter acesso à documentos importantes.

Por isso a necessidade de adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Além da segurança, esse tipo de sistema permite organizar a informação (documentos) de maneira eficaz para que os funcionários da empresa não percam produtividade e também para que os clientes da empresa possam ser atendidos com mais rapidez e eficiência.

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