Novas regras do MEC de digitalização e gestão documental para IES

Em 2018, o Ministério da Educação – MEC – publicou uma portaria definindo as regras que as Instituições de Ensino Superior – IES deverão adotar para a digitalização de toda a documentação referentes às suas atividades, incluindo a implementação de processo de gestão documental em todo o acervo.

No decorrer deste artigo falaremos sobre a Portaria 315, quais documentos devem ser digitalizados, exigências e critérios que devem ser adotados, como a gestão documental deve ser implementada e qual o prazo para as IES se adequarem às novas regras.

Digitalização de documentos

A digitalização de documentos é um meio muito utilizado hoje em dia por todos os tipos de empresas. Proporciona diversas vantagens, como:

  • Redução de gastos: sabemos que o volume de papel em muitas empresas é grande, e a digitalização pode ajudar na economia de gastos desnecessários com cópias, por exemplo;
  • Otimização de tempo: após a digitalização de um documento, fica muito mais fácil buscá-lo no sistema do que num arquivo lotado de documentos;
  • Redução de perda de documentos: quando se fala em digitalização de documentos, talvez essa seja a maior vantagem. Uma vez digitalizados, os documentos são organizados de acordo com a preferência das empresas, seja em pastas ou sistema de armazenamento especializado, como o GED;
  • Informações mais precisas: a comunicação dentro de uma empresa é importantíssima. Diminuindo os incidentes desse tipo no dia a dia, os funcionários tendem a melhorar suas performances.

A digitalização também pode proporcionar informações mais precisas, uma vez que você encontra um documento mais rapidamente e corre menos riscos de perdê-lo. O funcionário vai saber o que é e para quem entregar com mais rapidez e precisão;

  • Digitalização em PDF: com um scanner profissional, as empresas podem digitalizar seus documentos já em formato PDF e, assim, facilitar a vida dos funcionários;
  • Garantir aos alunos o acesso aos documentos: todos os documentos que são de direito do aluno, como matrícula, contrato, grade, descredenciamento, transferência, entre outros, são documentos que as instituições devem disponibilizar para os alunos.

Portaria 315

No início deste artigo, falamos sobre a exigência do MEC para que os documentos das Instituições de Ensino Superior fossem digitalizados e a Portaria 315 trata especialmente sobre isso.

As normas da Portaria 315 incluem a digitalização de diversos documentos, seu gerenciamento em ambiente digital e a criação de um conselho gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico a ser tratado.

É uma forma das instituições preservarem e manterem os dados dos estudantes, através de um armazenamento confiável, acesso restrito aos documentos e políticas de segurança da informação.

Essas exigências são válidas para todas as instituições de ensino superior, sejam privadas ou públicas e também se aplicam à todas suas atividades, desde o bacharelado à pós graduação, presencial ou à distância.

Exigências do MEC

A Portaria 315 traz consigo algumas exigências e entre elas, as IES devem ter a capacidade de:

  • Gerenciar base de dados para preservar documentos acadêmicos digitais;
  • Indexar documentos de forma que permita a busca e recuperação dos documentos digitalizados;
  • Ter metodologia que reproduza e garanta a segurança e preservação dos documentos acadêmicos digitais;
  • Utilização do certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado.

Tipos de documentos a serem digitalizados

Além das exigências do MEC através da Portaria 315, foi especificado quais os tipos de documentos que as Instituições de Ensino Superior devem digitalizar.

Desde a matrícula do aluno até a parte pedagógica e administrativa da Instituição todos os documentos devem ser digitalizados e disponibilizados ao aluno por meio digital.

Política de gestão documental

Após toda a documentação estar digitalizada, é necessário armazená-la. Por isso, outra exigência do MEC é que as instituições implementem a Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Segundo a Portaria 315, para que possa ser localizada e recuperada de maneira mais fácil, toda a documentação deve ser indexada, estejam os documentos em meio físico ou digital.

Além da indexação, deve ser aplicada a Tabela de Temporalidade Documental, que deve assegurar a norma legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ nº 92 de setembro de 2011.

Com isso fica a cargo das IES obedecerem os prazos de guarda e destinações finais desses documentos.

Comitê gestor

Outra exigência do MEC foi a criação de um Comitê Gestor nas instituições, a fim de elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa à documentação acadêmica.

As determinações referentes à segurança devem constar nas normas educacionais das instituições.

O comitê deve garantir, também, a aplicação da certificação digital conforme a determinação da lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos acadêmicos.

comitê-gestor

Foto: Freepik

Prazos para adequação

As instituições têm um prazo de 2 anos, desde a aprovação da Portaria 315 (abril de 2018), para cumprimento das exigências feitas pelo MEC.

Assim que terminar o prazo, as IES receberão visitas dos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e ações de monitoramento.

Keeva

Conheça o Keeva, um GED totalmente diferente e que ajuda na implementação das exigências do MEC de acordo com a Portaria 315.

A necessidade das instituições é por um GED moderno, que possua tecnologia de busca apurada, não ocupe espaço no servidor e ainda possua um workflow onde o administrador define hierarquia e o que cada funcionário pode ou não acessar.

Portanto, tem todas a funcionalidades que fazem do Keeva um ótimo GED que pode auxiliar na implementação da gestão documental conforme definido na portaria do MEC.

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