Por que digitalizar documentos é obrigatório para cartórios?

Você sabia que digitalizar documentos é obrigatório para cartórios? Neste artigo vamos explicar o porquê digitalizar os documentos é essencial para que os cartórios funcionem de maneira eficiente e organizada.

Recomendação do CNJ

Não há dúvida de que a digitalização contribui diretamente para a proteção de documentos e livros. E, segundo a Recomendação n.º 9 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça) a digitalização nos cartórios e tabeliães, foi estabelecida tendo em vista acontecimentos decorrentes de acidentes naturais ou criminais, que acarretaram na destruição de documentos, demandando a restauração dos livros.

A recomendação ainda estabelece algumas outras exigências, como:

  • Backup de todos os arquivos;
  • Atualização periódica (não ultrapassando um mês) do arquivo de segurança;
  • Formação de arquivos de segurança dos livros de notas escriturados a partir de 1980;
  • Digitalização de livros de protestos, podendo abranger os escriturados a partir de 1995.

Importância da digitalização

Em determinados momentos da vida, as pessoas precisam de algum serviço prestado por cartórios. Seja para solicitar certidão de nascimento, autenticar documentos, reconhecer firma, realizar o tão sonhado casamento, entre outros.

Para que todos esses serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade é essencial promover a modernização dos cartórios, deixando os clientes satisfeitos. Um grande passo para a modernização foi a implementação da digitalização de documentos e seu armazenamento em nuvem.

Como exemplo de como a digitalização é importante, podemos citar os livros oficiais dos cartórios (livrões). Eles são patrimônio essencial para os cartórios e para a sociedade, pois registram não só a história de pessoas, bens e negócios, mas também a própria existência delas.

Utilizando scanners profissionais que facilitam esse trabalho, devido à sua velocidade de digitalização e sua versatilidade para digitalizar diversos tamanhos de papéis, os scanners tornaram-se dispositivos essenciais para os cartórios.

Digitalização de documentos

Digitalizar documentos é uma prática muito comum e obrigatória para os cartórios.

Armazenamento em nuvem

Procurar documentos antigos pode ser um grande problema para algumas empresas, especialmente cartórios, porque costuma exigir certa urgência. Ao digitalizar documentos, como registros de nascimento ou de óbito, a demanda de quem os solicita pode ser atendida com mais agilidade.

Para agilizar processos e criar backup dos documentos digitalizados, os cartórios já utilizam o serviço de armazenamento em nuvem ou gerenciamento eletrônico de documentos, o GED.

Com o GED, é possível não só armazenar todos esses documentos digitalizados, mas também utilizá-lo como um buscador eficiente e confiável. O Keeva é um exemplo de GED de alto desempenho que possui um buscador de alta precisão.

Conclusão

Os scanners profissionais aliados ao GED consolidaram a modernização nos cartórios. A implementação de ambos foi um marco para o processo de digitalização que a burocracia brasileira demandava.

Não é somente por causa da Recomendação Nº 9 que a digitalização chegou aos cartórios. A facilidade para se achar documentos, segurança e comodidade para os clientes, influenciou muito na modernização dos cartórios. O cartório se tornou mais eficiente e ficou mais próximo da população após essas mudanças.

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