Como padronizar a organização dos documentos

Padronizar a organização dos documentos é o primeiro passo para investir em produtividade e essa tarefa pode ser realizada de forma prática e muito simples.

Muitas empresas têm dificuldades para manter os arquivos organizados, o que aumenta o risco de perdas, extravios e do uso indevido das informações internas.

Portanto, preparamos um infográfico com 5 dicas de como padronizar a organização dos documentos, inclusive para aumentar o tempo de vida útil dos arquivos e garantir um ambiente organizacional mais produtivo para você e seus colegas de trabalho. Confira!

Como padronizar a organização dos documentos

No infográfico citamos alguns padrões para classificar os documentos, porém, você pode ter mais detalhes sobre este tópico lendo nosso artigo “Classificar documentos: padrões e estratégias” que apresenta as principais formas de identificar os documentos de acordo com o conteúdo e a utilização no dia a dia.

Citamos também os termos “correntes”, “intermediários” e “permanentes” para falar sobre a importância de atualizar a organização dos documentos e facilitar os processos de busca e guarda.

Os documentos correntes são aqueles utilizados com mais frequência ou que estão “em curso” na execução dos processos.

Os documentos intermediários são os acessados com menos frequência e os permanentes são os que fazem parte do histórico da empresa, com data de emissão e conclusão superior há um ano, por exemplo.

Esperamos que você possa utilizar nossas dicas para padronizar a organização dos documentos e ter mais produtividade em seu trabalho.

Para complementar os assuntos abordados neste artigo, leia as publicações “Boas práticas para o gerenciamento de documentos” e “Do papel ao digital: como gerenciar o fluxo de informações com eficácia?“. Desta maneira, certamente você irá melhorar o processo de arquivamento da sua empresa, de um jeito seguro e eficaz.

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  1. Trabalho com Gerenciamento de documentos, tocante a : Armazenamento, organização, indexação e digitalização.
    Parabéns por disponibilizar dicas simples e uteis para os profissionais a área em questão.
    Abraços.
    Maria Silveira
    Supervisora em Gerenciamento Documental.