Microfilmagem de documentos, como funciona?
A conversão de documentos sob a forma papel para microfilme é uma prática antiga, podendo ser aplicada em diversas áreas profissionais.
Atualmente a conversão de documentos para microfilme, ainda é considerada como recurso preferencial para arquivo de retenção e backup de segurança do suporte digital.
Mais abaixo falaremos tudo sobre o processo de microfilmagem, organização documental e a lei da microfilmagem.
O que é microfilmagem
A microfilmagem é uma metodologia utilizada para a preservação de informações e dos arquivos. Consiste na captação da imagem através de processo fotográfico.
Os arquivos são consideravelmente reduzidos através da microfilmagem, tornando-se um método de armazenamento prático e eficiente.
Esse sistema ainda permite a conversão do microfilme em imagem digital, possibilitando rapidez no acesso e busca a partir do gerenciamento eletrônico de documentos – GED.
Com a microfilmagem, é possível atingir os mais elevados níveis de qualidade e produtividade, e executar várias funções simultaneamente, tais como a captura da imagem do documento e a sua indexação automática online através da leitura de códigos de barras.
O que é microfilme
Microfilme é uma mídia analógica que utiliza o meio fotográfico como forma de armazenamento de informações. A sua forma mais padronizada é um rolo de filme fotográfico de 16mm de largura em preto e branco.
Lei 5.433/68 – Lei da microfilmagem
A Lei 5.433 foi aprovada em 1968, e é essencial para o exercício da microfilmagem no Brasil. Ela permite a atividade e garante a autenticidade do microfilme dando às imagens o mesmo valor jurídico que o documento original.
Essa é uma das vantagens que outras formas de compactação não trazem. A legislação exige que os microfilmes e os originais dos documentos microfilmados sejam preservados em locais distintos para efeitos de segurança.
Esta parte da legislação traz uma segurança a mais, pois evita perdas definitivas na hipótese de os microfilmes serem danificados. Ainda há diversas outras disposições legais, porém elas agem conjuntamente com o decreto regulamentador.
Organização documental
A microfilmagem por si só é parte da organização documental, uma vez que o processo faz a condensação dos documentos e os ordena devidamente.
Os microfilmes podem ser transformados em arquivos digitais para proporcionar mais facilidade na circulação das informações.
A principal vantagem do microfilme para a gestão documental é que a Lei da Microfilmagem 5.433/68 confere autenticidade, integridade e legalidade (leia as leis) às imagens dos documentos microfilmados, permitindo a substituição do suporte em papel.
Desse modo um documento em microfilme possui amparo legal, tornando-o assim autêntico e fiel ao documento original em papel.
Sistema GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma maneira eficiente de organizar e armazenar os microfilmes.
Conheça o Keeva, é um GED moderno, com tecnologia de busca apurada, não ocupa espaço no seu computador pessoal ou servidor corporativo. Ainda possui um workflow onde o administrador define hierarquia e o que cada funcionário tem acesso.
Mais uma vantagem do Keeva é o compartilhamento desses documentos com qualquer outra plataforma e ferramentas de gestão documental.
O GED também é uma ótima opção pela segurança que proporciona aos usuários e empresas e o Keeva tem um diferencial importante para os outros softwares: seu armazenamento é em nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar.
Deixe sua comentário
Seu email nunca será publicado ou distribuído. Campos obrigatórios devem ser preenchidos *