Documentos RH: como organizar e arquivar

Além dos documentos empresariais citados em nosso artigo anterior, para funcionar adequadamente, uma empresa deve manter sempre em ordem os seus documentos de RH. 

Este é um dos departamentos onde o   uso de uma eficiente gestão documental é mais intenso dentro de qualquer empresa. Afinal, praticamente todos os processos diários realizados pela equipe de RH exige algum tipo de documentação. 

Em processos de admissão, por exemplo, são mais de dez documentos por cada novo colaborador. 

Documentos previdenciários, folhas de pagamento e atestados são alguns outros exemplos de documentos que passam diariamente pelas mãos da equipe de Recursos Humanos. 

Portanto, para evitar o caos em meio a tanta informação, é preciso buscar as melhores estratégias de armazenamento e organização para estes dados.

Confira algumas dicas para guardar, proteger e encontrar com facilidade qualquer informação contida em seus documentos RH. 

3 principais motivos para garantir uma organização adequada para documentos RH

  1. Facilitar e agilizar o acesso às informações que podem ser solicitadas por colaboradores ou órgãos fiscais;
  2. Evitar multas e processos em casos de documentos perdidos ou descartados indevidamente;
  3. Garantir um melhor aproveitamento de recursos da empresa, tanto físicos (como espaço de armazenamento), quanto humanos (mais tempo útil para a equipe).  

Dicas de como organizar documentos RH

Mantenha um sistema de armazenamento atualizado

Um bom passo para evitar a desorganização é evitar o acúmulo de documentos desnecessários e a perda de documentos necessários. 

Portanto, faça auditorias regulares, confira se todos os documentos estão seguros e devidamente identificados. E lembre-se de realizar o descarte de documentos respeitando o período de guarda determinado (consulte a tabela no final do artigo).

Padronize os processos de gestão dos documentos

Não adianta criar um sistema completo de organização, se alguns membros da equipe não souberem como colocá-lo em prática. 

Defina padrões e estabeleça métodos bem claros para cada etapa do processo de gestão documental. Faça com que cada colaborador que atua no processo entenda perfeitamente o que deve ser feito e de que maneira deve ser realizada cada tarefa.  

Os profissionais da equipe de RH devem saber, por exemplo, como identificar cada documento, onde e por quanto tempo eles serão armazenados, quem poderá ter acesso a cada tipo de informação. Tratando-se de documentos digitais deve-se considerar ainda qual formatação deverá ser usada para inserir as informações e em qual formato os arquivos devem ser salvos.

Ou seja, são muitos detalhes que precisam ser estudados, definidos e comunicados adequadamente para a equipe responsável por essa gestão. 

O processo só será completamente eficiente quando toda a equipe estiver devidamente treinada.

Digitalize todos os documentos RH e invista na gestão eletrônica de documentos 

Essa é uma solução que faz toda diferença. Fica muito mais fácil organizar e encontrar documentos em um ambiente digital. 

Ao invés de procurar por pastas em gavetas de um arquivo físico, é possível encontrar informações quase que instantaneamente, por meio de uma barra de buscas. 

Fora isso, existem muitas outras vantagens em uma sistema de armazenamento digital, como: 

  • Menos ocupação do espaço físico da empresa;
  • Menos custos com materiais de papelaria e recursos de armazenamento;
  • Mais segurança para as informações (replicação geográfica, regras de permissionamento, etc.)
  • Alguns sistemas de gestão eletrônica permitem configurar alertas para avisar, por exemplo, quando o prazo de guarda de um documento se encerra e ele pode ser descartado.

Por quanto tempo armazenar os documentos de RH? 

Cada documento tem um período de guarda determinado por lei. Confira a tabela de temporalidade referente ao setor para descobrir por quanto tempo cada documento deve ser armazenado.

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