Documentos empresariais: quais são? como guardar e organizar?

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Entenda a importância dos documentos empresariais, saiba quais devem ser priorizados e veja como mantê-los em dia para evitar problemas com a fiscalização. 

Qual a importância dos documentos empresariais? 

Os documentos empresariais são essenciais para o bom funcionamento de qualquer organização. Tais documentos comprovam que a empresa está apta a realizar suas atividades e atua de acordo com todas as regulamentações vigentes. 

Os empresários precisam manter estes documentos sempre atualizados e facilmente acessíveis. Do contrário, podem acabar levando multas e/ou causando até o fechamento da empresa quando houver fiscalização.

Quais são os 10 principais documentos empresariais exigidos na fiscalização? 

1. Contrato social

Este é um dos documentos empresariais fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa. Ele apresenta a finalidade da empresa, a localização, as atividades e as cotas de patrimônio de cada sócio. Todas estas informações devem estar sempre atualizadas no contrato. 

2. Alvará de funcionamento

É o documento que autoriza a empresa a atuar em determinado município. É emitido pela prefeitura municipal após ser constatada a regularização imóvel e a permissão do exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento.  

Geralmente este alvará precisa ser renovado a cada dois anos, mas pode ser que a prefeitura municipal estabeleça algum prazo diferente, então é sempre bom consultar a prefeitura do município em questão. 

3. Licença sanitária

Este documento comprova que a empresa cumpre com as exigências de higiene estabelecidas pela vigilância sanitária. Alguns tipos de empresas que precisam ter este documento sempre em mãos são: clínicas médicas e odontológicas, farmácias, ambientes que lidam com alimentos, hotéis, distribuidoras de produtos químicos, entre outros. 

4. Licença ambiental

Determinados tipos de empresa exigem certas medidas de responsabilidade com o meio ambiente. Cabe a cada empresário verificar as exigências para o seu tipo de negócio e, quando necessário, buscar o licenciamento junto ao órgão ambiental correspondente. 

5. Contrato com profissional de contabilidade

Para que não haja falhas de entendimento ou descumprimento das obrigações legais, é exigido que toda empresa tenha contrato com um profissional de contabilidade, que é o profissional devidamente capacitado para cuidar destas questões. 

6. Notas fiscais

Estes são os documentos que registram todas as compras e vendas realizadas pela empresa. Todos estes recibos precisam ser armazenados. 

7. Registros de contabilidade

Além de arquivar as notas fiscais, toda a movimentação financeira da empresa deve ser devidamente documentada. Os livros contábeis devem ser constantemente atualizados com informações detalhadas sobre entradas e saídas de estoque, recebimentos, pagamentos, vendas, compras e destinação dos produtos adquiridos. 

8. Comprovantes de RH

Estes comprovantes envolvem toda a documentação referente ao quadro de colaboradores da empresa. As folhas de pagamento, os contracheques e as informações gerais de cada colaborador devem ser atualizadas constantemente. 

Além disso, a cada demissão e contratação, a empresa precisa acessar o site do Ministério do Trabalho para comunicar ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

9. Comprovantes médicos e de segurança no trabalho

Estes documentos demonstram se a empresa cumpre com as exigências de saúde e segurança necessárias para o trabalhador. 

Todos os colaboradores precisam fazer exames periódicos de saúde e a empresa precisa comprovar que o ambiente de trabalho é um local seguro.  

10. Comprovantes de recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias

Estes são os comprovantes dos descontos obrigatórios, como INSS e FGTS, entre outros tributos que devem ser recolhidos mensalmente ou periodicamente pelo empregador. 

Como organizar e encontrar os documentos empresariais com mais facilidade?

Imagine que sua empresa tenha que passar por uma fiscalização hoje. Quanto tempo levaria para encontrar e disponibilizar toda essa documentação? 

Se você armazena os documentos em pastas e gavetas de um arquivo físico, por exemplo, esse processo pode ser longo e complicado. 

Porém, se tiver todo esse acervo digitalizado, autenticado, e devidamente identificado e armazenado em um sistema de gerenciamento eletrônico, essa busca pode ser bem mais rápida, prática e assertiva. 

Como digitalizar documentos empresariais?

Seja para digitalizar o acervo de documentos já existente da sua empresa, ou para atender ao fluxo diário de novos documentos a serem digitalizados, o equipamento ideal para demandas de digitalização de documentos empresariais é um scanner profissional

Este tipo de scanner é capaz de digitalizar um alto volume de documentos, com alta velocidade, simplificando ao máximo a realização desta tarefa, dando mais tempo para o colaborador focar em outras atividades do dia a dia.   

Confira nosso passo a passo de como digitalizar um documento de um jeito simples e rápido

Como autenticar documentos digitais? 

Até pouco tempo, mesmo realizando a digitalização era preciso guardar o documento físico pelo período determinado em sua tabela de temporalidade, e o descarte indevido deste documento físico antes do prazo poderia gerar problemas com a fiscalização. 

Porém, já foi determinado por lei, que os documentos digitalizados passam a ter a mesma validade jurídica do que o documento físico, desde que seja devidamente autenticado, seguindo os requisitos de digitalização e certificação digital. 

Nestes casos, os documentos físicos podem ser descartados, o que evita o acumulo de papel nas empresas e otimiza a organização e acesso aos documentos empresariais. 

Entenda melhor como realizar este processo de autenticação no nosso artigo Certificado Digital x Assinatura Digital: o que você precisa saber?

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