Documentos digitais: entenda mais sobre a importância da digitalização de documentos

É notório que a tecnologia está cada vez mais presente em nossas vidas.

No trabalho, nos estudos e até mesmo nos momentos de lazer, passamos boa parte do tempo “conectados” e interagindo com pessoas por meio de conteúdos digitais, tais como fotos e arquivos no formato e-book.

No campo profissional, a tecnologia trouxe “facilidades” que simplificam a realização de diversos tipos de serviços, sobretudo nas áreas de gestão e planejamento, garantindo a tomada de decisões com presteza e assertividade.

Por meio da digitalização de documentos, as empresas passaram a atuar de forma dinâmica e conseguiram reduzir drasticamente o tempo que antes era empregado nas tarefas de ordem administrativa.

Entre as principais mudanças relacionadas, é válido ressaltar que o uso de documentos digitais proporciona “agilidade de atendimento ao cliente”, algo crucial para a competitividade em um cenário empresarial cada vez mais “imediatista”.

Neste artigo, você saberá mais sobre a importância da digitalização de documentos e os benefícios de utilizar documentos digitais no dia a dia empresarial. Acompanhe!

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Documentos digitais: porque investir na digitalização de documentos?

Transformar o acervo de documentos impressos em arquivos digitais: uma ação importante para a qualidade dos processos e serviços realizados em escritórios.

Primeiro, a questão do “tempo” de localização dos documentos digitais, que podem ser acessados em poucos segundos, considerando a velocidade de conexão da internet e o bom funcionamento do sistema operacional do computador ou dispositivo móvel.

E não para por aí: o uso de documentos digitais também é uma escolha decisiva para o bom desempenho do trabalho em equipe , já que o acervo de informações pode ser facilmente compartilhado com uma ou várias pessoas ao mesmo tempo, seja por e-mail ou por meio do armazenamento na nuvem.

Confira abaixo mais sobre a importância da digitalização de documentos para o bom desenvolvimento dos processos gerenciais e confira uma super dica de scanner profissional com recursos que otimizam a conversão de arquivos em papel para o formato digital!

Mais produtividade no escritório

A gestão de tempo é algo primordial quando se busca o aumento da produtividade no trabalho e o avanço tecnológico aproxima cada vez mais as empresas deste objetivo.

A utilização de documentos digitais proporciona agilidade na execução dos serviços de escritório, tanto pela facilidade de localização dos arquivos como pela praticidade de leitura, seja no computador ou em dispositivos móveis (celular e tablet).

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Dessa forma, o profissional tem mais flexibilidade para controlar a agenda de atividades, podendo inclusive trabalhar home office, sem ter que levar pastas repletas de documentos para casa.

Organização dos documentos

Manter a organização dos documentos nem sempre é uma tarefa fácil.

Na maioria dos casos, quando o profissional precisa somente “consultar ou confirmar uma informação”, não é preciso retirar os documentos da área de arquivos, desde que os mesmos estejam disponíveis na versão digital.

Assim, os documentos permanecem arquivados e as mesas ficam livres do acúmulo de papel!

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A digitalização é um processo que simplifica o gerenciamento de informações empresariais, e ao mesmo tempo, garante melhores condições de trabalho aos profissionais que lidam diariamente com contratos, notas fiscais e relatórios.

Segurança das informações

Manter a cópia digital dos documentos é a forma mais eficaz de garantir a “segurança das informações”, considerando os riscos de danos aos arquivos em papel.

Além disso, os documentos podem ficar ilegíveis com o passar do tempo e esta situação dificultará (ou tornará impossível) a recuperação das informações caso os mesmos não tenham sido digitalizados.

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Sobre a segurança dos documentos digitais, vale ressaltar a importância de uso de um software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que realizará o controle de acesso aos arquivos e manterá as versões anteriores em casos de atualização.

Ação sustentável

Além de todos os benefícios para o aumento da produtividade, a digitalização de documentos também é uma atitude que as empresas podem adotar em prol da sustentabilidade.

Reduzir o consumo de papel nas tarefas de impressão e cópias de documentos é uma excelente oportunidade de colaborar com a preservação do meio ambiente e transmitir uma mensagem positiva da empresa perante seus colaboradores e clientes, já que o tema “sustentabilidade” ganha cada vez mais espaço na sociedade.

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Para saber mais sobre como economizar papel na execução dos serviços de escritório, clique aqui e confira 5 dicas que você pode aplicar para que seu local de trabalho inspire produtividade por meio da organização e da facilidade de localização dos documentos.

Qual scanner escolher?

Sabe qual o detalhe mais importante quando o assunto é “digitalização de documentos”? A escolha do scanner!

Levando em consideração os principais “motivos” para digitalizar documentos (facilidade de localização e compartilhamento, redução do uso de  papel como meio de circulação de informação, segurança das informações, etc), é imprescindível utilizar equipamentos ágeis e com recursos que favoreçam a qualidade deste tipo de serviço.

Os scanners profissionais apresentam condições incríveis que tornam a digitalização de documentos uma tarefa prática e muito produtiva, independente da quantidade ou dos tipos de materiais impressos.

Dentre os modelos mais interessantes, destaque para o Scanner Kodak Scanmate i1150WN, que possibilita a digitalização de documentos por meio de conexão Wi-Fi e possui um recurso que habilita o aumento da velocidade em 60% nas primeiras 10 digitalizações!

Com o Scanner Kodak Scanmate i1150WN é possível digitalizar 30 folhas (frente e verso simultaneamente) por minuto, sendo o volume diário de digitalizações recomendado de até 3.000 folhas.

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Vale mencionar também que o equipamento conta com o Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês), que possui capacidade para até 75 folhas (clique aqui e saiba mais) e aceita documentos de tamanhos variados, inclusive cartões em relevo.

Esta é uma das opções de scanner profissional que faz toda a diferença para o bom desenvolvimento das tarefas que envolvem a análise e elaboração de documentos.

Você pode conhecer outros modelos de scanners profissionais em nossa página de produtos ou através do nosso atendimento on-line, disponível no canto inferior direito da tela.

Deseja mais dicas de como escolher um scanner profissional? Então leia este artigo e saiba quais recursos/funcionalidades analisar para escolher o equipamento adequado às necessidades da sua empresa!

Este foi o artigo de hoje do blog da Netscan Digital!

Esperamos que nossas dicas sobre documentos digitais sejam úteis para a adequação do planejamento estratégico da sua empresa e a construção de um ambiente de trabalho cada vez mais produtivo!

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Agradecemos pela companhia e até a próxima!

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