Descarte de documentos: quando fazer sem infringir a lei?

descarte de documentos

A digitalização de documentos tem sido uma saída excepcional para quem quer evitar o acúmulo de documentos físicos na empresa, apostando no armazenamento de documentos digitais. O que gera economia, segurança e possibilita o descarte de documentos físicos amparado legalmente.

Por que descartar documentos físicos? 

O acúmulo de documentos físicos dentro de uma empresa é extremamente prejudicial. A ocupação de espaço físico, os gastos com materiais de papelaria e recursos de armazenamento e a dificuldade de encontrar a informação correta no tempo certo são alguns dos problemas gerados por esta situação. Além do aspecto de segurança, relacionado ao risco de acidentes e extravios (involuntários ou não). 

O que você precisa saber antes de realizar o descarte de documentos? 

Um ponto fundamental na hora de descartar documentos é consultar a tabela de temporalidade do documento em questão. Ela é responsável por determinar o ciclo de vida, frequência de uso, prazo de guarda e a destinação final de cada item documental. 

É por meio desta tabela, por exemplo, que você saberá por quanto tempo deve guardar determinado documento. Ela determina também se este documento precisará ser mantido em arquivo físico ou se no formato digital ele já possui validade jurídica

Isso varia muito, e se as diretrizes específicas para cada tipo de documento não forem cumpridas, a empresa corre o risco de enfrentar processos judiciais, já que essas diretrizes são determinadas por lei. 

Evite todos os perigos

Assim como o acúmulo de documentos físicos, o descarte de documentos feito de maneira irregular também pode prejudicar a sua empresa. Então não deixe de realizar o descarte, mas se atente a esses detalhes para que ele seja feito da maneira adequada. 

Toda cautela é pouca na hora de lidar com documentos empresariais, cuide bem das informações da sua empresa. Para mais dicas de digitalização e gestão documental, continue acompanhando os conteúdos da Netscan Digital. 

 

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