Como eliminar documentos públicos

Atenção
Apesar deste artigo se basear em leis brasileiras, essas mesmas leis são interpretáveis pelos juízes e é sempre bom consultar um advogado para ter respaldo jurídico.

Como tudo na vida tem um processo, a eliminação de documentos públicos também faz parte de um, o de Gestão de Documentos. Como em todo processo, o de Gestão de Documentos deve seguir algumas etapas para produzir os efeitos desejados.

No decorrer deste artigo, veremos como os documentos devem ser avaliados para eliminação; o que é eliminar um documento e dicas de como fazer a eliminação dos mesmos.

Eliminação de documentos

A eliminação de documentos – principalmente os públicos – é algo recorrente no meio corporativo, no entanto, é necessário muito critério e cautela na hora de identificar aqueles que serão destruídos.

Os documentos públicos não podem ser eliminados sem que seja feita uma completa avaliação de quais podem ou não ser eliminados: quais deles poderão ser eliminados, quais serão preservados por mais tempo e quais serão preservados por tempo indefinido, pois possuem valor permanente. Uma tabela de temporalidade é de muita importância nessa etapa.

Atenção

É de suma importância entender que a eliminação de documentos de valor permanente é crime, de acordo com a Constituição (Art. 23, inciso III e Art. 216, incisos III, IV e V, parágrafos 1º e 2º), que protege a documentação pública.

Portanto, é necessário que a eliminação desses documentos seja feita por profissionais que possuam formação teórica para avaliar o que será eliminado, para evitar que documentos de valor permanente sejam eliminados acarretando prejuízos para a memória da Instituição e, conseqüentemente, do país.

Passo a passo para eliminação de documentos públicos

1- Avaliação criteriosa pelo responsável pela gestão de documentos de quais serão eliminados e quais serão preservados.

2- A eliminação dos documentos públicos deve ser aprovada por uma comissão de avaliação, formada por um grupo de profissionais das áreas a que os documentos pertençam.

3- Assim que a comissão aprovar a lista de documentos a serem eliminados, esta lista deve ser aprovada pelos profissionais responsáveis do Arquivo Nacional.

4- Após a autorização da eliminação desses documentos pelo Arquivo Nacional, será publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 5º, parágrafo único), para que toda comunidade tenha ciência que os documentos listados serão eliminados.

5- Este Edital, possui um prazo de 30 a 45 dias para que alguém se manifeste contra a eliminação de tais documentos (Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 5º), e após a publicação no Edital de Eliminação de Documentos. Em não havendo manifestação contrária poderá ser realizada a eliminação, sendo elaborado o Termo de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 40, de 09/12/2014, art. 2º).

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