Arquivar documentos após a digitalização

A necessidade de arquivar documentos corresponde ao compromisso das empresas com as normas e leis que regulamentam cada tipo de atividade exercida nas esferas pública e privada.

No “Dia Internacional do Arquivo”, vamos conhecer um pouco mais a respeito da importância do arquivo e descobrir quais são as práticas que garantem a conservação do papel e a organização de pastas e caixas no escritório.

Acompanhe neste artigo outros detalhes sobre o assunto e veja dicas essenciais de como arquivar documentos após a digitalização. Confira!

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9 de junho: Dia Internacional dos Arquivos

O “Dia Internacional dos Arquivos” foi criado durante a Assembleia Geral do Conselho Internacional dos Arquivos (CIA), realizada em 2007 na província de Quebec, no Canadá.

Com o objetivo de conscientizar a população mundial acerca da preservação dos documentos públicos, o “Dia Internacional dos Arquivos” também levanta o debate sobre a necessidade de divulgação dos acontecimentos que foram e continuam sendo decisivos na construção da identidade social e política de cada país.

Para celebrar a data, o Arquivo Nacional (Instituição subordinada ao Ministério da Justiça e à Segurança Pública) promove a “Semana Nacional do Arquivo”, que reunirá mais de cem instituições culturais e oferecerá ao público atividades gratuitas abordando a importância dos arquivos para a memória e o futuro do Brasil.

A gestão de documentos nas empresas

Assim como as instituições públicas, as empresas também precisam arquivar documentos e gerenciá-los, seguindo as determinações dos órgãos que fiscalizam as atividades exercidas pela iniciativa privada.

A gestão de documentos nas empresas deve priorizar a organização, a segurança e o acesso rápido à informação, tanto para a legitimidade na prestação de serviços, como também para que as organizações aumentem a competitividade através da agilidade dos processos administrativos.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução dinâmica e eficaz que garante muitas vantagens às empresas, tais como:

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Como arquivar documentos após a digitalização

Agora que você já conhece alguns dos principais benefícios da solução GED, chegou a hora de descobrir como arquivar documentos após a digitalização, de acordo com o tipo e o período de vigência de cada processo.

Confira no infográfico abaixo 5 dicas de como conservar as versões impressas dos arquivos logo após a digitalização e veja como é possível melhorar a gestão documental com algumas ações que farão toda a diferença para o fluxo de atividades da sua empresa!

 

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Que tal começar hoje mesmo a modificar a forma como você guarda os documentos da sua empresa seguindo essas dicas?

Aproveite outros conteúdos exclusivos em nosso blog e confira os 5 erros que você pode estar cometendo ao gerenciar seus documentos para saber mais sobre a importância de arquivar documentos após a digitalização.
Até a próxima!

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  1. Jamil Scaff disse:

    Excelentes os ensinamentos da Netscan Digital. Foi muito útil. Obrigado.

  2. iEDA MARIA DE PAIVA disse:

    GOSTARIA DE OBTER MAIORES INFORMAÇ0ES.

  3. Edson Pereira Gurgel disse:

    As informações são muito úteis, mesmo para aqueles que já estão acostumados com os procedimentos e padrões de arquivos de documentos. Como estamos em transição de documentos de papel para digital e muitos outros acontecimentos, é muito importante estarmos sempre bem informados e atualizados.

  4. Uma observação em relação a caixas plásticas!
    Não sei se ainda procede. Fiz um curso no antigo CENADEM, na época foi dito que caixa plástica é inflamável, por isso, o certo era guardar em caixas de papelão!