3 erros que travam o processo de digitalização de documentos

processo de digitalização de documentos

Atualmente, o processo de digitalização de documentos é uma etapa essencial para o bom funcionamento de uma empresa. 

Inclusive, para algumas organizações, uma pausa no processo de digitalização pode comprometer o fluxo de tarefas como um todo e causar muito prejuízo. 

Confira a seguir três erros que podem travar o processo de digitalização de documentos, e veja como evitá-los. 

1. Falhas na etapa de preparo do processo de digitalização de documentos 

A etapa de preparo do documento é uma das partes mais importantes do processo de digitalização de documentos. 

De nada adianta ter um scanner de alta velocidade, se os documentos estiverem desorganizados e/ou em condições que inviabilizam a digitalização. 

Seguem alguns exemplos de falhas de preparo que podem comprometer seu processo de digitalização de documentos: 

Documentos grampeados

Antes de realizar a digitalização é preciso retirar os grampos de todos os documentos, e separar manualmente todas as folhas. 

Isso é necessário porque o scanner tem um mecanismo de separação automática. Ou seja, se colocar as folhas grampeadas, o scanner vai forçar a separação das folhas e isso pode acabar danificando os documentos. 

Documentos com cola ou fita adesiva 

O mesmo acontece com documentos que tenham algum pedaço de papel fixado com cola ou fita adesiva. 

Se todas as partes do papel não estiverem devidamente coladas na folha, se houver uma pequena entrada de ar que seja, corre-se o risco de o scanner entender que são duas folhas distintas e tentar separá-las. 

Ou seja, vai acabar amassando e/ou rasgando o documento. E pode até causar a obstrução do alimentador do scanner. 

2. Danos no scanner 

Como todo e qualquer equipamento, o scanner profissional está sujeito a danos. Seja pelo desgaste natural das peças, seja por algum outro fator externo, seu scanner vai precisar de reparos. 

Eis que existem duas opções: esperar o problema acontecer para ver o que pode ser feito, ou se preparar com antecedência para minimizar os impactos dessa falha no seu processo de digitalização de documentos. 

É importante lembrar que quanto mais tempo sua máquina ficar parada, menos produção e mais prejuízo sua empresa terá. 

Essa é a vantagem de um bom contrato de manutenção. Com um bom serviço de manutenção você poderá realizar as trocas de peças e manutenções preventivas para evitar possíveis falhas. 

E mesmo assim, se algo inesperado acontecer, vai ter o rápido apoio de um técnico especializado, que irá até sua empresa resolver o problema, eliminando possíveis custos com a locomoção do equipamento (caso tenha uma cobertura de serviços de manutenção na modalidade denominada On-site – sujeito à consulta e disponibilidade de atendimento). 

Porém, é importante escolher com cuidado o prestador de serviço, pois scanners profissionais são equipamentos delicados. 

A opção mais segura é investir em profissionais autorizados pelo fabricante para que o serviço seja feito com qualidade e eficiência. 

3. Desempenho dos outros equipamentos envolvidos no processo de digitalização de documentos

Nem só de scanner se faz um processo de digitalização de documentos eficaz.

Não vai adiantar ter um scanner profissional super rápido, se a capacidade de processamento do seu computador não for compatível com essa velocidade.

Neste cenário, mesmo que o scanner digitalize rapidamente os documentos, o PC pode levar muito tempo para processar as imagens digitalizadas e isso irá atrasar o fluxo de digitalização. 

Portanto, vale a pena investir em um equipamento com uma boa capacidade de processamento, para poder produzir e faturar mais. 

 

Pronto, agora você já pode evitar esses erros e garantir um processo de digitalização de documentos bem mais eficiente. Compartilhe também com os colegas que gostariam de receber essas dicas. 

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  1. Dicas importantíssimas.

  2. José Eugênio disse:

    O meu scanner está com problema de instalação desde que o pc queimou e tive de subatitui-lo.