Segurança e privacidade de acesso aos documentos

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Garantir a segurança e privacidade de acesso aos documentos de uma empresa é um trabalho difícil, ainda mais caso não haja um setor próprio para isso em seu negócio.

Veja nesse artigo 3 medidas cruciais para manter seus dados, tanto físicos quanto digitais, seguros e conservados.

Preserve seus documentos físicos

Gerenciar pastas físicas em uma empresa requer o alinhamento de permissões, claro, entre todos os colaboradores. É preciso que os funcionários estejam orientados e saibam quais documentos estão liberados para acesso, bem como suas responsabilidades perante aos documentos.

O acesso pode ser delimitado em armários com chaves exclusivas, garantindo o sigilo e a preservação de arquivos físicos. É necessário também uma organização minuciosa, para que nenhuma informação seja perdida ou acessada sem permissão.

  • Organize os documentos equivalentes
  • Use pastas de plástico para armazená-los
  • Use etiquetas para identificar as pastas
  • Use números para identificar os armários
  • Crie regras e ferramentas de permissão aos documentos

Para serem considerados válidos pela justiça, alguns documentos em papel precisam se manter intactos durante anos. O espaço para a guarda dos documentos físicos tem que ser o mais seguro possível, longe de umidade ou de outras possibilidades de acidente.

Para se aprofundar mais na preservação de documentos de papel, leia nosso artigo sobre o assunto.

Gerencie digitalmente seus documentos

Vamos supor que você já guardou os documentos físicos que realmente precisam ser armazenados. Porém existem diversas outras caixas de documentos que são importantes para o seu negócio e você não quer se livrar deles! São registros, contratos, contas, entre outras.

Hora de armazená-los digitalmente!

Dependendo do volume de documentos que sua empresa produz, adquirir um scanner profissional pode ser uma ótima aquisição. Veja como escolher o scanner profissional ideal.

Com um scanner profissional você digitaliza todo o seu acervo, mas percebe que esses documentos ocupam um grande espaço no hd do computador. Então você sai a procura de soluções.

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Lukas Blazek

Você precisa de GED!

O gerenciamento de arquivos digitalizados é comumente associado ao GED, sigla que define softwares de armazenamento de documentos.

GED significa literalmente Gestão Eletrônica de Documentos e esses sistemas garantem a segurança e sigilo das informações. Você pode ler mais sobre gerenciamento de informação aqui.

Mas atualmente há uma grande necessidade de gerenciar de forma inteligente a informação contida nos documentos.

“Mas o que é gerenciamento inteligente de informação?”

Conheça o Keeva!

O Keeva é um sistema GED dos mais completos e de última geração que oferece acompanhamento de versões, relatórios de acesso e/ou edição, registro de workflow, sistema de permissionamento, busca simples ao documento, mas também à informação contida nele, entre outras funções que facilitam muito a vida de quem lida com documentos diariamente.

Ele não apenas armazena os documentos, mas tem diversas funções! O Keeva foi criado com base nos pilares de captura, organização, busca e gestão de documentos e arquivos e digitais. Acesse http://keeva.io e saiba mais sobre suas funções.

 

Mantenha a segurança e privacidade de acesso

Quem está conectado à internet 100% pode se deparar com vírus ou atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a segurança e a privacidade das informações contidas nos documentos digitais.

Uma boa conduta digital ajuda a diminuir os riscos de infeção e escape de informações. Temos um artigo onde explicamos como ter um comportamento digital seguro, não deixe de conferir!

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