Como otimizar o GED do seu negócio

O que é GED

GED é acrônimo de Gestão Eletrônica de Documentos e para começar a entender, pense no sentido literal do nome: Gestionar Eletronicamente Documentos.

Administrar documentos físicos é uma tarefa habitual e básica que todos precisam fazer, não só na vida particular como também, e principalmente, no ambiente empresarial. Manter documentos organizados, acessíveis, a salvo, em pastas, em armários, às vezes até trancados, é primordial.

Já pensou ter que consultar algum documento e descobrir que ele não existe mais ou está danificado/rasgado? Existem documentos que precisam estar acessíveis durante anos, e se forem perdidos, podem ocasionar prejuízos irreversíveis, até mesmo na justiça.

Contudo, o mundo tem se adaptado ao ambiente digital, inclusive às leis, que hoje já foram ajustadas até para os advogados peticionarem em meio digital.

GED consiste em controlar, coordenar, direcionar, gerenciar, governar, negociar ou qualquer outro sinônimo de administrar. Do mesmo modo que fazer a administração de qualquer coisa exige entender as necessidades particulares daquilo e executar:

  • planejamento
  • organização
  • direção
  • controles específicos

Trabalhar fazendo a gestão eletrônica de documentos (GED) não necessariamente exige que você contrate um serviço, aplicativo ou software para isso. GED engloba desde a escolha do scanner para digitalizar seus documentos até a finalidade que você quer dar ao documento, nem que seja apenas guardá-lo na nuvem.

Como otimizar o GED do seu negócio

Scanners para GED

Um ótimo método para otimizar o GED do seu negócio é utilizando scanners profissionais. Esses equipamentos potentes se destacam de outros recursos de digitalização porque são desenvolvidos exclusivamente para a gestão de documentos em meio corporativo.

Isso quer dizer que suas funcionalidades são pensadas na necessidade de um profissional que lida com documentos todos os dias.

4 funcionalidades importantes dos scanners profissionais para o GED

  1. Sistema ADF: Scanners profissionais contam com uma bandeja onde você pode colocar bloco de folhas e o sistema ADF (Automatic Document Feeder) é o sistema de alimentação automática, que puxa apenas uma folha por vez e faz a digitalização sem precisar de ajuda manual.
  2. Rapidez: O scanner profissional mais compacto atualmente disponível em nosso site digitaliza 20 folhas por minuto. Os scanners mais robustos podem chegar a digitalizar 210 folhas por minuto! A velocidade é impressionante.
  3. Sistema OCR: Reconhecimento Ótico de Caracteres. Como o próprio nome já diz, o sistema OCR dos scanners profissionais reconhece letras e palavras ao digitalizar os documentos, tornando-os assim, pesquisáveis e editáveis.
  4. PDF: Uma das razões mais significativas da procura por um scanner profissional é a opção de salvar os arquivos diretamente em PDF.

Um exemplo básico; quem trabalha em um escritório sabe que, em geral, os arquivos têm que ser distribuídos e gerenciados em PDF. (Não sabe porque o PDF é a preferência em meio corporativo? Entenda agora) E o scanner profissional permite que os documentos sejam salvos diretamente em PDF com tamanho compactado (menor), porém, sem perder a qualidade da imagem.

GED: Após os documentos digitalizados, você pode começar o processo de gerenciamento pensando na finalidade do documento: arquivamento, publicação, níveis de acesso, distribuição, entre outros. Você pode até gerenciá-los facilmente em uma nuvem.

Qual a diferença entre GED e ECM?

Esses dois termos causam muita confusão em quem está começando no assunto. O GED e ECM têm conceitos análogos mas não são iguais.

Enquanto o GED é a inteligência desenvolvida para otimizar o processo de administração de documentos no meio digital, ECM é o conjunto de tecnologias usadas para gerenciar o ciclo de vida da informação e não necessariamente o documento.

  • criação ou captura
  • armazenamento
  • controle de versão
  • indexação
  • gerenciamento
  • níveis de acesso
  • distribuição
  • uso, pesquisa e arquivamento

Para o ECM o importante é a informação e os conteúdos, e esses se relacionam aos processos de negócios de forma estruturada, o que permite maior rastreabilidade dos dados. E neste caso sim, é preferível que você encontre um sistema específico e contrate.

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