Como o scanner profissional facilita o armazenamento na nuvem

Imagine um cenário em que o profissional utiliza o armazenamento na nuvem e lida com digitalizações de documentos todos os dias, mas solicita ao estagiário fazer esse serviço na multifuncional que atende quase todos do andar.

Ele faz isso pois considera o processo de digitalização complicado e demorado.

O objetivo deste artigo não é fazer a comparação da multifuncional com os scanners profissionais e sim, apresentar as facilidades que o uso do scanner profissional pode oferecer na pós-digitalização: compartilhamento, armazenamento ou qualquer fim que você queria dar ao documento digitalizado.

Para conseguir entender as facilidades, é preciso entender os obstáculos de quem ainda não implantou esse processo com um scanner profissional.

Vantagens do scanner profissional

A digitalização de documentos na maioria das multifuncionais carece em digitalizar um lado da folha por vez, é necessário virar frente e verso todas as páginas, manualmente.

Está claro que digitalizar uma pasta de documentos com 250 folhas – em um scanners profissional seja do menor porte, que faz 20 folhas por minuto, frente e verso e alimentador automático – é mais fácil do que virar manualmente 500 vezes as folhas como em uma multifuncional.

Além do tempo desperdiçado, a digitalização em uma multifuncional exige do responsável uma imensa atenção na hora de salvar e compactar os arquivos no computador. Consequentemente, faz com que você precise quase sempre do uso de plataformas externas, como sites, aplicativos ou softwares, que fazem a conversão dos documentos para o tamanho e formato adequado para trabalhar (geralmente em PDF).

A primeira vantagem de usar um scanner profissional é a quantidade de documentos que podem ser digitalizados. Até nos scanners profissionais mais simples, a quantidade mínima é alta, a velocidade é alta e após digitalizados, você pode escolher como serão salvos e onde serão salvos.

Quando o scanner profissional estiver em ação, você verá o software aberto no seu computador mostrando cada documento e a frente e verso digitalizados. Já nessa tela você pode começar a organização dos arquivos para depois enviá-los para a nuvem.

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4 primeiras etapas após a digitalização em scanner profissional

  1. O software de captura do scanner profissional te dá a opção de excluir páginas em branco automaticamente.
  2. Os documentos são digitalizados em alta qualidade, porém são compactos (leves), e não perdem a qualidade de imagem.
  3. As palavras contidas no documento são reconhecidas pelo sistema OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres), ou seja, os documentos se tornam pesquisáveis e editáveis.
  4. Você pode começar a organizar, selecionar, excluir os documentos e é você quem escolhe em qual formato serão salvos: Word, PDF, etc.

Após a organização dos documentos, é hora de investir em uma gestão eletrônica de documentos (GED).

A maioria das empresas já têm algum sistema de compartilhamento de arquivos entre os funcionários, mas se ainda não é o seu caso, invista em um GED.

Considerando os arquivos já digitalizados e organizados, é hora de jogar para a nuvem!

ícone armazenamento na nuvem

4 benefícios da gestão de documentos no armazenamento na nuvem

  1. Os documentos digitalizados ficam dispostos em uma plataforma online e podem ser acessados de qualquer lugar (nuvem = acesso online).
  2. Aumenta a segurança física dos documentos, evita danos físicos aos documentos armazenados.
  3. Aumenta a segurança digital evitando que o documento se perca por problemas de espaço ou falhas de hardware.
  4. Garante uma boa segurança de dados quando você adiciona níveis de acesso aos usuários e histórico de acesso.

 

A gestão eletrônica de documentos engloba muitos pontos e no artigo de hoje abordamos os tópicos referentes à captura e ao armazenamento de documentos.

Agora que você já entendeu como a digitalização realizada por meio de um scanner profissional pode facilitar o armazenamento na nuvem, que tal ler mais sobre como implementar todos os passos de um GED?

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  1. Celso Stakflett disse:

    Qual o scanner acima do i940 e qual o valor. Tenho o i940, mas me interesso por outro com mais velocidade. Aguardo resposta. Obrigado

    • Pâmela Carvalho disse:

      Oi Celso, tudo bem? Vou passar seu contato para nossa equipe comercial e eles te passarão mais informações. Obrigada, e até mais!

  2. wilma kümmel disse:

    Preciso de orientação.
    Comprei um note pequeno que não tem leitor de CD, agora quero ligar meu Netscan nele e não sei como.
    Apreciaria muito receber orientação sobre isto.

    Obrigada e aguardo.