Como melhorar a Produtividade com Facilidade e obter Aumento de Receitas

Manter arquivos organizados, acessíveis, manuseáveis, seguros e sobretudo, com o conteúdo de informações prontamente localizável, é um dos maiores desafios encontrados pelas empresas de todo tipo e de todo porte.

Quando temas como decurso de prazo e limite de tempo, são partes do problema a ser solucionado (ação), a certeza de localizar o conteúdo necessário no tempo permitido é o diferencial entre o sucesso e insucesso da empreitada.

Os escritórios de advocacia têm como matéria prima básica, as informações mantidas em seus arquivos.

Mantê-las disponíveis e acessíveis é necessidade natural para que a atuação seja irrepreensível. Sendo natural é também natural que o uso de soluções que agreguem valor às informações mantidas em arquivos seja continuo e demande por produtos e serviços que propiciem mais agilidade à tarefa de arquivar e localizar informações.

O sonho de eliminar totalmente o papel como suporte para a informação está longe de concretizar-se. Mas o de eliminar a “circulação de papéis” esse sim já é uma realidade. Sistemas desenhados para organização de arquivos, independente do suporte em que se encontrem muito especialmente os eletrônicos (digitais), já estão disponíveis e podem ser utilizados com excelente relação custo-benefício, por praticamente todos os tipos de organização.

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Dados estatísticos dão conta de que grande parte do prejuízo realizado pelas empresas decorre do fato de, apesar de terem as informações “arquivadas (guardadas)”, simplesmente não conseguem “localizá-las” em tempo. E isso não quer dizer que essas empresas não sejam organizadas, mas sim que o volume de informações (conteúdo) e de papel (suporte) é enorme e cresce em progressão geométrica.

Digitalização, arquivos eletrônicos, processos, fluxos, são palavras de ordem quando se trata de manter organizados, acessíveis, manuseáveis e seguros os arquivos e as informações de uma organização.

4 Formas para melhorar a Produtividade e Aumentar as Receitas

A tecnologia embarcada nos scanners e softwares Kodak oferecem tudo o que é necessário para atender a essas demandas.

  1. Alta tecnologia para a digitalização dos documentos em seus mais variados aspectos;
  2. Geração de arquivos eletrônicos com tamanhos reduzidos, que além de ter baixíssimos custos de armazenamento, facilitam o trafego pelas redes internas, servidores de email e pela própria web (quando necessário);
  3. A geração de imagens eletrônicas dos documentos (digitalização) e sua disponibilização de forma prática, segura e funcional, torna os processos a que estejam afetas as informações digitais, mais práticos, seguros e funcionais, na medida em que disponibiliza a informação de forma a que todos os que dela necessitem possam acessá-la simultaneamente;
  4. A eliminação de gargalos é por definição um dos maiores objetivos de qualquer processo organizacional. A digitalização dos documentos e a consequente facilidade na disponibilização dos conteúdos contribui para a eliminação desses gargalos na medida em que tornam os fluxos operacionais mais fluidos e consequentemente mais ágeis e rentáveis.

A Netscan Digital e a CONCAD/OAB mantém convênio para o fornecimento de scanners e softwares que vão ao encontro dessas necessidades, seja para atender ao legado de arquivos do escritório, seja para atender às proposições e necessidades do Processo Eletrônico.

Para saber mais, entre em contato conosco pelo fone 12 3955 8300, ou pelo site

www.netscandigital.com/oab

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