4 dicas de GED para melhorar a produtividade dos advogados

Por que fazer a Gestão Eletrônica de Documentos é imprescindível para advogados.

 

Manter arquivos organizados, acessíveis, manuseáveis, seguros e sobretudo, com o conteúdo de informações prontamente localizável, é um dos maiores desafios encontrados pelas empresas de todo tipo e de todo porte. Todavia será a solução para melhorar a produtividade no escritório.

Juridico GED

Quando temas como o decurso de prazo e busca por informações fazem parte do problema, a certeza de localizar as informações necessárias no tempo permitido é o diferencial entre o sucesso e insucesso e isso é válido para todo tipo de empresa e demanda. 

Mas o caso é ainda mais imprescindível quando se trata de escritórios de advocacia, pois os mesmos têm como matéria prima básica as informações mantidas nos documentos e mantê-las disponíveis e acessíveis é necessidade natural para que a atuação seja irrepreensível. Uma boa gestão de documentos mantém a produtividade no escritório.

O cenário da tecnologia de GED e ECM é diversificado, ou seja, tem disponível inúmeras estratégias e tecnologias desenhadas exclusivamente para organização de arquivos e documentos eletrônicos (digitais). Em síntese, essas técnicas são fortemente capazes de impulsionar a produtividade e neste artigo te damos 4 dicas de GED.

Por exemplo, ter um scanner profissional e espaço em uma nuvem disponível, já proporciona agilidade nas tarefas de arquivar, localizar e compartilhar informações. Portanto, essa pode ser uma tática simples e ideal para iniciantes.

4 dicas de GED para melhorar a produtividade dos advogados

Tenha disponível um Scanner Profissional. 

Digitalizar os documentos em equipamentos que são destinados ao uso profissional te dá vantagens como: ganhar tempo e aumentar a produtividade no escritório. Entenda: 

  • 1. Velocidade na digitalização: A bandeja de alimentação automática permite que você posicione centenas de documentos que são digitalizados em minutos com alta qualidade de imagem e tamanho de arquivo reduzido.
  • 2. Não tenha medo do PDF: Após digitalizar os arquivos você pode escolher salvá-los diretamente em PDF. Mas não se preocupe pois scanners profissionais não geram arquivos gigantes pois o sistema de captura compacta sem perder a qualidade da imagem.

Geração de arquivos eletrônicos com tamanhos reduzidos, além de ter baixíssimos custos de armazenamento, facilitam o tráfego pelas redes internas, servidores de email e pela própria web (quando necessário);

Arquivos grandes são mais difíceis de serem enviados por e-mail. Os Scanners Kodak tem o mais tecnológico sistema de compactação de imagens. Conheça os Scanners Profissionais Kodak clicando aqui

  • 3. Localize informações: O Sistema OCR (Optical Character Recognition) reconhece todos os caracteres do documento. Com isso você pode buscar por informações específicas ou até mesmo editar arquivos.
  • 4. Maneje os arquivos conforme sua finalidade: armazenamento, compartilhamento, restrições, etc. Conforme citado acima, contratar um sistema de datacenter ou Nuvem pode ser a solução.

Nuvem

Vantagens da Nuvem:

  • Evite perdas ou acidentes com documentos.
  • Acesse os documentos de qualquer lugar ou dispositivo, desde que tenha internet.
  • Compartilhe arquivos de onde estiver.
  • Implante níveis de restrições para alguns documentos.
  • Download e upload no SEEU, Sistema Eletrônico de Execução Unificado, JUS BR.

O cenário atual do Processo Eletrônico Brasileiro

A lei do Processo Eletrônico foi criada em 2006 mas já estava em pauta desde 2001. 

A partir disso, os escritórios de advocacia vêm se adaptando ao peticionamento eletrônico. Em 3 de fevereiro de 2014, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) estava utilizando exclusivamente o Processo Judicial Eletrônico (PJe) para o trâmite de novos processos.

Proteção de dados

Em meados de 2016, entre os principais assuntos estava: os Sistemas de Data Center, as Nuvens e como fazer essas empresas entrarem de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil, pois muitas das favoritas eram de  plataformas situadas no exterior, mas hoje, o cenário é bem diferente.

Recentemente (2021), com o intuito de melhorar a produtividade e acelerar os processos, o Conselho Nacional de Justiça estreou a 6a versão do Sistema Eletrônico de Execução Unificado (SEEU), em outras palavras, o sistema de Nuvem desenvolvido exclusivamente para Justiça Brasileira

As informações dos mais de 1,5 milhão de ações em tramitação da Justiça Brasileira estão hospedadas de forma mais segura e sem a necessidade de plataformas externas.

Fonte: CONJUR

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  1. Dicas muito boas. Porem o valor do Scanner Profissional esta muito alto, mesmo para nos advogados. Vou aguardar uma super promoção tipo 50% de desconto de verdade.