Como fazer um GED eficiente no Home Office

Porque fazer uma Gestão Eletrônica de Documentos?

Em todo tipo de trabalho existem processos para organização e armazenamento das informações e é importante manter esses procedimentos atualizados pois uma boa gestão de informação pode revolucionar resultados.

Fazer a gestão eletrônica de documentos (GED) trabalhando de casa (Home Office) não é muito diferente dessa ação no escritório. Na verdade, um bom e básico GED possibilita a troca, segurança e o acesso às informações de onde você estiver.

Home Office

No cenário atual, trabalhar com documento em papel é complicado.

Em primeiro lugar, é preciso que alguém esteja presente pessoalmente para manejar documentos em papel, além disso, ocupam espaço físico e você pode gastar muito tempo quando a questão é a busca por informações.

4 passos para começar a implantar um GED trabalhando de casa

1. Documentos em papel: Organize os documentos que você precisa digitalizar.
2. Adquira um scanner profissional. Os scanners portáteis são ideais para home office pois são pequenos e potentes.

Porque um scanner profissional?
Os scanners profissionais têm funções especiais que facilitam a gestão eletrônica de documentos, como por exemplo: o tamanho dos arquivos digitalizados. A qualidade da imagem se mantém, porém os arquivos são consideravelmente menores e ocupam menos espaço no computador, do que arquivos digitalizados em uma multifuncional. Arquivos menores facilitam trâmites e armazenamento. Sobretudo, contam com o sistema OCR que reconhece os caracteres e possibilita a busca e edição dos documentos. Veja todos os motivos pelos quais scanners profissionais facilitam a gestão eletrônica de documentos ➞

3. Após a digitalização, você pode começar o processo de organização digital.
Comece manejando os documentos dentro do software de captura do scanner, conforme a sua necessidade.
Salve os arquivos no formato ideal, geralmente o PDF é o preferido no meio corporativo. Saiba porque ➞
4. Maneje os arquivos conforme sua finalidade: armazenamento, compartilhamento, restrições, etc.

Entenda: Existe diferença entre a Gestão de Documentos e a Gestão da Informação.

No momento de escolher a finalidade para os arquivos você deve entender o que você está manejando.

Algumas perguntas que podem te ajudar a determinar a finalidade:

  • A importância está no documento ou em alguma informação que consta naquele documento?
  • Esse documento tem prazo de validade para empresa?
  • De acordo com a lei, ele precisa estar acessível/disponível por quanto tempo?
  • Quantas vezes esses dados precisam ser acessados?
  • Quem precisa acessar esses dados?
  • Dados restritos: é necessário determinar níveis de acesso aos documentos?
  • No seu cenário, é necessário ter o histórico de quem acessou ou editou as informações?

Conforme você responde as perguntas, você determina o propósito da sua gestão de documentos. As soluções são muito particulares para cada área e como a própria empresa lida com a informação.

Gestão de Documentos em Nuvem

Nuvem

Para uma gestão básica, você pode começar escolhendo uma Nuvem, que oferece a possibilidade de acesso aos documentos de onde você estiver, qualquer lugar ou dispositivo, desde que tenha internet e também pode ser compartilhado com outras pessoas, tornando todas as atividades simples! A gestão em Nuvem tem sido uma solução eficiente para quem está trabalhando de casa.

Mas se seu fluxo de trabalho é mais complexo, saiba que atualmente no mercado existem diversos tipos de softwares com funções específicas. Basta responder as perguntas e descobrir qual se encaixa nas finalidades exigidas.

 

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