Produtividade e redução de custos

15/06/2016
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Digitalização de documentos: você realmente conhece a importância disso para sua empresa?

Sua empresa pode obter inúmeras vantagens ao adotar a digitalização de documentos. Neste artigo você conhecerá como a gestão de documentos pode reduzir custos e aumentar a produtividade de seu negócio.

1 – Quanto tempo você gasta para redigitar um documento?

Quanto tempo você gasta para redigitar um documento?Você sabia que por meio da digitalização é possível transformar determinados arquivos em dados pesquisáveis e editáveis?

Essa tecnologia se chama OCR. Por meio desse recurso, é possível a indexação e recuperação de documentos de maneira dinâmica.

A sigla OCR significa Reconhecimento Óptico de Caracteres. É uma tecnologia de converter documentos digitalizados como arquivos PDF e imagens em dados pesquisáveis e editáveis, ou seja, textos editáveis.

Imagine que você tenha um documento ou um contrato impresso. Quanto tempo você levaria para redigitar todas essas informações?

O OCR vem para ajudar nesse processo de conversão de conteúdo. Alguns scanners já possuem esse recurso, como o caso dos Scanners Profissionais Kodak.

2 – Nem tudo está perdido: qual o valor de uma informação?

Como você espera não ter prejuízos e reduzir custos para empresa, se você não tem segurança sobre as informações que mantém?

Já pensou se você perdesse todos esses dados do dia para noite? Pense e responda rapidamente: qual o valor dessas informações se você ou sua empresa as perdesse hoje? Ficou preocupado? Saiba como se beneficiar com a utilização de backups seguros.

Já sabemos que a Gestão de Documentos proporciona ganho de tempo, rapidez nas consultas e redução de custos no gerenciamento de informações.

Por isso, listamos mais 5 fatores que podem ser decisórios na implementação de um GED:

  1. Segurança em seus documentos;
  2. Documento acessível a qualquer lugar;
  3. Redução de despesas de funcionários ao arquivar e localizar arquivos físicos;
  4. Prevenção contra perda e extravios;
  5. Agilidade na busca de informações.

3 – Digitalizar pode ser a resposta que você procura

Digitalizar pode ser a resposta que você procura

As vezes só tomamos alguma ação quando é tarde demais. Não espere perder documentos importantes para então saber o real valor que estes possuíam.

Quando deixamos de trabalhar com documentos físicos e começamos a trabalhar com documentos digitais, percebemos o quanto isso se torna produtivo, pois o processo de compartilhamento de informações fica bem mais fácil.

Isso torna a exposição de informações disponíveis a outras pessoas e empresas por meio de um clique.

A utilização de documentos digitalizados é apenas um dos fatores que possibilita uma maior produtividade ao gerenciar as informações dentro de uma empresa.

Assim, armazenar documentos na nuvem é uma forma rápida e ágil de gerenciar arquivos online, de maneira muito mais segura.

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4 – Faça o dobro do trabalho usando apenas a metade do tempo

Sabe aquele atalho que todo mundo conhece? O “Ctrl + C” e o “Ctrl + V“. São tão uteis né?

E se você descobrisse novos atalhos que facilitariam seu trabalho na hora de lidar com grandes quantidades de documentos?

Nos scanners profissionais Kodak, com o toque de um único botão é possível poupar tempo e esforço na digitalização de grandes volumes de documentos. Os atalhos tem como objetivo tornarem as tarefas mais ágeis e facilitar a vida do usuário.

Por meio do software Smart Touch Kodak é possível criar atalhos para determinadas tarefas. Essa é uma vantagem que permite modificar e renomear outros atalhos criados por você. Os atalhos pré-definidos disponíveis são:

  • PDF em cores – digitalize documentos em cores e os salve como um arquivo PDF;
  • PDF em preto e branco – digitalize documentos e os salve como um arquivo PDF em preto-e-branco;
  • RTF em preto e branco – digitalize documentos em preto-e-branco que pode ser aberto por um aplicativo de processamento de texto. Este documento será salvo como um arquivo RTF;
  • JPEG em cores – digitalize fotografias em cores e as salve como um arquivo JPG;
  • TIFF de folha única em preto e branco – digitalize documentos em preto-e-branco e salve as imagens em arquivos TIFF individuais de folha única;
  • TIFF de várias páginas em preto e branco – digitalize documentos em preto-e-branco e salve todas as imagens em um arquivo TIFF de várias folhas;
  • PDF em preto e branco por e-mail – digitalize documentos e envie um PDF em preto-e-branco a um destinatário de e-mail;
  • PDF em cores personalizado – digitalize documentos e abra-os no software de Edição do Smart Touch. Após concluir a edição da imagem clique em Concluído. A imagem será exibida como um arquivo PDF;
  • Arquivos em cores personalizadas – permite definir as configurações do scanner antes de digitalizar o documento. O documento será salvo como um arquivo JPG em cores.

5 – Busque por uma gestão ágil e segura

Busque por uma gestão ágil e seguraAos interessados em implantar um sistema rápido e fácil de digitalização, o software Capture Pro é ideal se você está em departamentos de serviços que necessitam converter grandes lotes de papel em imagens de alta qualidade.

Com o software Capture Pro você pode ter uma estação de trabalho exclusiva para indexação de documentos. Enquanto uma pessoa fica responsável por digitalizar, a outra fica responsável por indexar o que foi digitalizado.

É possível ainda reduzir o tempo e o custo para revisão e correção de imagens por meio do Controle de Qualidade Inteligente. Esse recurso permite o corte automático, orientação automática e ajustes de contraste, entre outras funcionalidades exclusivas.

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Até a próxima!

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  1. Isso tudo praticamente tem se voce fizer um modelo e arquivar, tanto no excel e word ……