Produtividade: como você usa seu tempo?

30/03/2016
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Cumpra o que você prometer

Você lê o título desse artigo e percebe que é interessante. Desce até o final da página para dar aquela sondadinha para ver os outros subtítulos para saber do que o artigo irá abordar.

Logo, você comprova que o conteúdo é o que você procura e resolve favoritar o artigo para ler futuramente. Será que ao fazer isso você voltará a ler mais tarde? Ou será mais um conteúdo na enorme lista de favoritos que você possui?

Quantas vezes usamos nosso tempo somente planejando ações mas nunca colocamos em prática?

E o pior, quantas vezes deixamos coisas inacabadas para trás por falta de tempo?

Se você realmente gosta de uma boa leitura, acompanhe-nos neste artigo :)

Voltando ao assunto, vamos imaginar o seguinte:

  • Quanto tempo você leva para ler um livro?
  • E se você começasse a ler um livro hoje, você saberia responder essa pergunta?
  • Se esse livro tivesse mais ou menos 500 páginas e fosse sobre um assunto do seu interesse, você saberia dar o prazo dessa leitura?

Se você conseguiu responder todas essas perguntas com precisão, parabéns! Você provavelmente sabe gerenciar muito bem o seu tempo (ou simplesmente tem bastante tempo para ler livros, rs).

Mas caso você não tenha conseguido responder, não se preocupe, porque a verdade é que a grande maioria das pessoas não consegue!

Leva os filhos à escola, vai pra academia, vai trabalhar, almoça, volta, busca os filhos, vai pra cozinha, e as horas no relógio parecem não dar conta de todas as atividade do dia! E para quem depende do transporte público, a situação consegue ficar ainda pior.

Mas essa é a rotina comum da maioria das pessoas e a reclamação por mais tempo livre é unanime, independente da classe social.

Como você gerencia o seu tempo?

Uma verdade é absoluta: todos temos 24h por dia. Seja como for, o ser humano ganha por dia contados 1440 minutos.

Gerir o tempo é saber utilizá-lo da melhor forma para alcançar seus objetivos. Ao administrar bem o seu tempo, sua produtividade aumenta.

Como você gerencia seu tempo?

Quanto tempo é necessário para você atingir os resultados esperados? Se você já levantou essa questão, talvez queira maximizar sua produtividade no trabalho ou na vida pessoal.

Por isso, neste artigo vamos ver como a gestão de tempo é importante e tem total impacto na vida das pessoas.

Se você gostou do assunto, acompanhe os tópicos que serão abordados:

  • E se o tempo virasse moeda?
  • Quais são os seus sugadores de produtividade?
  • Redes sociais – Não perca o foco!
  • Como você lida com as interrupções?
  • Quais são seus hábitos? Comece aos poucos e mantenha o foco
  • GED – Entenda o porque isso é importante para você e sua empresa
  • Tire o seu projeto do papel e elimine a procrastinação
  • Mantenha seu espaço de trabalho organizado e seja mais produtivo
  • Gerencie suas prioridades e ganhe mais energia
  • Você é multitarefa? Deixe de ser essa pessoa
  • Como organizar suas tarefas com ferramentas online
  • Cumpra o que você prometer para si mesmo

E se o tempo virasse moeda?

O filme “In time” é um filme de ficção cientifica que ganhou destaque em 2011. Se passa em uma época onde o envelhecimento passou a ser controlado para evitar a superpopulação.

Devido a isso, o tempo virou moeda de troca para sobreviver e também obter luxos. Resumindo, é como se fosse uma “carteira de tempo”. Quem possui mais tempo, vive mais.

Intitulado no Brasil com o nome o “Preço do Amanhã” o filme faz uma alusão de que o tempo é valioso e que todos correm contra ele .

Reuniões produtivas

Por que algumas pessoas tem a sensação que reuniões não são produtivas? Para muita gente reuniões podem ser vistas como desnecessárias ou chatas.

Isso acontece porque as reuniões que se tornam desgastantes são aquelas que geralmente o líder não sintetiza o que vai falar. Geralmente a reunião se alonga e nada é feito após esse encontro.

Se você frequenta reuniões, comece a observar os objetivos expostos e se possível tenha uma pauta de reunião para direcionar o assunto.

Quais são os seus sugadores de produtividade?

Quais são seus sugadores de produtividade?

Você já teve aquela sensação de trabalhar o dia todo e chegar no final do dia com aquele sentimento que parece que nada foi feito? Com o tempo você vai se desgastando e vendo que não está dando o seu melhor.

O problema de quando isso ocorre é que sua performance pode estar baixa. Isso acontece quando outros fatores estão deixando você sem foco para as ações importantes.

  • Papéis em excesso
  • Redes sociais
  • Celular

Papéis em excesso – Controle a papelada que está em sua volta!

Uma dica importante é você descartar diariamente toda papelada que achar supérflua, como números de telefone e emails anotados em pedacinhos de papel soltos pela mesa.

Centralize toda essas informações importantes em uma agenda ou transfira para o computador. Anotações soltas e lembretes dispersos dissipam nossa atenção.

Para obter resultados ainda melhores, você pode optar pela Digitalização de Documentos.

No artigo que publicamos aqui em nosso blog, você pode conferir como o papel tem influência no dia a dia das pessoas.

Neste artigo aprofundamos temas como a origem do papel, conservação, durabilidade e gramatura. Além das informações que você precisa para uma melhor gestão no seu dia a dia.

Redes sociais – Não perca o foco!

Hoje em dia com a facilidade de acesso a redes sociais por meio de smartphones e tablets, muitos usuários conferem suas notificações a todo momento.

Essas ações permitem que usuários sempre deem aquela olhadinha no email com maior frequência. Quantas vezes por dia você checa seu Facebook? Quanto tempo você fica navegando no Instagram ou Twitter? Já parou para pensar nisso?

O tempo e energia gastos em cada olhadinha nessas redes sociais diversas vezes ao dia, podem resultar no final do expediente em horas perdidas.

Vale lembrar que essas redes sociais não são as únicas a desviar a atenção dos profissionais.

Sites de notícias, vídeos e outros conteúdos disponíveis na internet podem ocasionar o desvio de atenção e perda de produtividade se não forem usadas de maneira apropriada.

Celulares – o uso com parcimônia

Como citamos acima, o uso do celular para acesso a redes sociais é constante. Porém os comunicadores de mensagens instantâneas ganharam presença nos dias de hoje.

Por meio desses aplicativos, usuários podem se comunicar de maneira mais ágil a qualquer lugar e hora. Quanto tempo você gasta por dia enviando e respondendo mensagens?

Tarefa para hoje: Listar 5 itens que estão matando sua produtividade :)

Como você lida com as interrupções?

As interrupções podem ser de duas maneiras. As internas e as externas.

Interrupções internas podem ser de sentimento de fome, vontade de ir ao banheiro, pensamento sobre coisas que devem ser feitas no futuro, barulhos externos etc.

Interrupções externas podem ser de telefonemas, colegas que te pedem algo para fazer com grande frequência, algum “incêndio” que você tenha que apagar com urgência etc.

Procure não adiar essas interrupções se elas surgirem, pois quanto mais rápido você resolver essas pendências, melhor será.

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GTD – Getting Things Done

GTD – Getting Things Done

GTD é a arte de fazer acontecer. Esse método foi criado por David Allen e diferente de outros métodos, o GTD prioriza o foco. Isso quer dizer que ao invés de priorizar tarefas, o autor sugere que o mais importante é atuar nas tarefas dentro de um contexto.

O primeiro passo é listar todas as tarefas que estão em sua cabeça para o papel, ou por meio virtual em forma de lista.

Após ter todas as tarefas listadas, faça uma análise e veja se alguma atividade é possível ser realizada em menos de 2 minutos e a faça imediatamente.

Assim você já diminui a pilha de atividades e deixa as outras tarefas para um segundo plano, em uma lista específica.

Por fim, vá fazendo essas tarefas listadas de acordo com o contexto, uma a uma. É recomendável no final de semana fazer uma análise de sua lista e ver tudo que foi feito. Desse modo você poderá organizar sua lista para a próxima semana.

Podemos listar a técnica do GTD em 5 etapas:

  • Coletar
  • Processar
  • Organizar
  • Revisar
  • Executar

Coletar: Esse primeiro passo é a primeira tarefa que você realiza. É o momento que você registra tudo que passa na sua mente para o papel. Dessa forma você esvazia sua mente e passa para uma lista as ações que devem ser cumpridas.

A coleta de informações é o ato de como você vai fazer sua lista, seja por meio de um caderno de anotações ou de forma digital. O importante é deixar em itens todos os seus projetos, compromissos, ideias, tarefas etc.

Processar: A primeira pergunta quando você se deparar com sua lista é: Devo fazer alguma ação em um desses itens coletados?

Quando a resposta for não para um item, deixo-o no “gelo” ou para “algum dia”.

Se a resposta for sim para um item, faça a seguinte pergunta: Qual é a próxima ação para isso se concretizar? Qual o tempo que isso leva? Menos de 2 minutos? Então faça agora.

Organizar: A ideia é organizar as coisas para sua mente ficar tranquila dos afazeres que a espera. Para que tenhamos ciência das ações que deverão ser executadas, precisamos de um sistema para lembrar dessas tarefas. A primeira sugestão é um calendário (agenda física ou virtual).

Então listamos as coisas em Listas Contextuais e Listas Especiais. Essas listas vão nos informar sobre as próximas ações futuras. Que podem ser divididas em “aguardando” e “talvez / algum dia”.

Revisar: A revisão serve para saber o que será feito na próxima semana e escolher os itens a ser trabalhados.

Executar: Faça, faça e faça! Essa é a ideia: fazer e deixar a preguiça e a procrastinação de lado. Se você já tem tudo decidido, é só executar tudo que está listado no calendário (agenda).

Quais são seus hábitos?

Quais são os seus hábitos?

Você sabia que ao possuirmos uma rotina pré-estabelecida isso permite um maior senso de organização?

Quando estabelecemos horários para todas as nossas atividades, isso permite mais organização em nossas tarefas diárias.

O hábito é formado por 3 elementos:

  • Um motivo
  • Rotina
  • Recompensa

Qual o motivo de você levantar cedo para fazer caminhada? Se sua resposta for tomar um café da manhã saudável e nutritivo esse se tornou seu motivo.

Qual será a sua rotina? A rotina é justamente você ter que se levantar todos os dias para realizar sua caminhada matinal.

E qual sua recompensa? Se sua resposta for melhorar sua saúde e aspecto físico, você já sabe que todo seu esforço terá como recompensa uma vida mais saudável.

O segredo é começar aos poucos e manter o foco.

Quando iniciamos uma tarefa, as vezes queremos que ela fique pronta de imediato. Mas nem sempre isso é possível. Isso nos dá a sensação que então não devemos começar porque ficará inacabada.

O foco é começar logo. Seja como for, você poderá completar essa tarefa que é mais complexa no dia seguinte. O importante é começar e saber que essa tarefa iniciada precisa de sua atenção futura e será necessário conclui-la uma hora ou outra.

Sendo assim, tudo o que foi citado acima se torna um hábito, quando colocado em prática com grande frequência.

GED – Entenda o porque isso é importante para você e sua empresa

Se você não sabe o que é GED, seu significado se refere ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos que vai desde a captura de informações até o armazenamento e controle.

Já imaginou a dor de cabeça que você teria se perdesse todos aqueles documentos importantes de imóveis e veículos?

O Processo de Digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite que suas informações possam ser gravadas em meio digital, trazendo assim as informações impressas para um meio mais seguro, que pode ser na “nuvem” ou em disco rígido.

O GED propõe velocidade e ganho de produtividade para empresas. Com um software de digitalização e poucos cliques você encontra um documento rapidamente.

Confira abaixo os benefícios que o GED pode trazer para você ou sua empresa:

  • Velocidade e precisão na localização de documentos;
  • Maior agilidade entre transações comerciais;
  • Integração com outros sistemas;
  • Segurança contra perda de informações;

Se interessou? Essas são algumas das vantagens que citamos acima. Existem muitos outros motivos para você adotar o GED como solução para seu negócio, você pode conferir mais vantagens em nosso Guia completo sobre digitalização de documentos.

Tire o seu projeto do papel e elimine a procrastinação

Tire o seu projeto do papel e elimine a procrastinação

Procrastinação é quando adiamos determinada ação. Esse efeito pode gerar stress, sensação de culpa e perda de produtividade.

Isso ocorre toda vez que você vai fazer algo e deixa para depois. É aquele velho ditado: “Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”.

Abaixo listamos algumas ações que você pode tomar hoje para diminuir a procrastinação:

  • Antecipe tarefas que sejam possíveis de realização
  • Crie uma lista de grau de importância dessas tarefas
  • Aproveite melhor o tempo vago para desenvolvimento pessoal
  • Liste no final do dia quantas atividades você foi capaz de realizar
  • Identifique qual é o seu melhor horário de desempenhar essas atividades
  • Crie planos diários e semanais para suas atividades

Uma dica é você ter sempre um cronograma.

Para você planejar suas tarefas é preciso ter uma visão clara como elas deverão ser feitas. Você sabe se determinada tarefa a ser executada é fácil ou difícil?

Como você pode notar, no bloco acima listamos algumas dicas de como poupar o tempo com técnicas e sugestões, mas nada adiantará se você não der o primeiro passo.

Esse passo consiste em fazer a primeira ação, que é começar. Seja por onde for, apenas inicie.

Se sua estimativa sobre aquele projeto não se realizou dentro do prazo, avalie os pontos que levou a esse resultado inesperado e recomesse de onde parou. É melhor dar um novo start do que deixar algo pendente para trás.

Porém, o mal gerenciamento de tempo em uma empresa, como o atraso na entrega de projetos podem trazer consequências negativas ao negócio e até prejuízos.

Por isso, toda atenção é fundamental no planejamento de suas atividades.

Mantenha seu espaço de trabalho organizado e seja mais produtivo

Mantenha seu espaço de trabalho organizado e seja mais produtivo

Como está a sua mesa de trabalho neste momento? Dê uma olhadinha em volta e veja se o ambiente se encontra bem organizado.

Para desenvolvermos qualquer atividade, é preciso estarmos em um ambiente agradável e organizado.

Se você nota que sua mesa de trabalho possui muitos papéis empilhados, é hora de sugerir uma mudança para deixar o local mais clean. Seja através de uma organização por meio de pastas ou digitalização desses papéis que se acumularam.

Uma ferramenta que pode ajudar na organização de qualquer ambiente é a metodologia 5S, que são:

  • Seiri – senso de utilização
  • Seiton – senso de ordenação
  • Seisõ – senso de limpeza
  • Seiketsu – senso de saúde
  • Shitsuke – senso de autodisciplina

Gerencie suas prioridades e ganhe mais energia

Gerencie suas prioridades e ganhe mais energia

“Eu não tenho tempo pra nada!”

Já pensou quantas vezes você disse isso? Será mesmo que você não tinha tempo?

Publicamos aqui em nosso blog o artigo Coloque a internet para trabalhar pra você onde abordamos uma poderosa ferramenta chamada IFTTT.

Essa ferramenta que interliga seus aplicativos favoritos, tem o objetivo de automatizar as tarefas em um aplicativo baseadas em uma tarefa feita em outro aplicativo, definindo uma reação para determinada ação.

Você pode automatizar uma enorme lista de ações, até mesmo ligar as luzes da sua casa remotamente com um simples clique no celular. É possível você deixar várias tarefas do trabalho automatizadas para funcionarem sozinhas durante o feriado por exemplo.

Já imaginou que legal ver tudo funcionando? É a famosa internet das coisas em ação.

Crie pausas programadas

Crie pausas programadas

Se você já ouviu falar da técnica Pomodoro, sabe que essa técnica se baseia em dividir os trabalhos em blocos menores para aumento de produtividade.

O nome Pomodoro foi dado pelo italiano Francesco Cirilo, que utilizou o famoso cronômetro de cozinha com o formato de um tomate para gerenciar seu tempo.

Pomodoro é uma técnica criada no final dos anos 80 e fundamenta-se na ideia de que interrupções aumentam a atividade cerebral (agilidade mental) e diminuem o estado de ansiedade.

No entanto, não é qualquer tipo de interrupção sem objetivo. O tempo é divido em períodos de 25 minutos cronometrados! Mas não se assuste, pois é um método extremamente fácil!

A técnica é bem simples e se baseia no seguinte:

  • Liste as tarefas que estão pendentes
  • Pode utilizar um celular como cronômetro
  • Programe 25 minutos em seu despertador
  • Em seguida escolha uma das tarefas pendentes e trabalhe nela durante os 25 minutos sem interrupções
  • Ao tocar o alarme, registre e faça pausa de 3-5 minutos
  • A cada 4 tempos de 25 minutos, faça uma pausa longa de 15-30 minutos

E pronto! Seu trabalho vai render de maneira leve e espontânea! Sem stress, sem ansiedade. :)

Apesar de ser uma técnica simples, ela não deve ser colocada em prática apenas para agilizar o processo de uma tarefa. Mas sim como uma maneira de evitar distrações e aumentar a concentração e fluidez no trabalho.

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Você é multitarefa? Deixe de ser essa pessoa

Você é multitarefa?

Tenha em mente que não dá pra fazer tudo ao mesmo tempo. Ter agilidade para desempenhar atividades não significa que você vai fazer todos itens da lista em um curto tempo. Multitasking, ou multitarefa, é o nome dado a habilidade de fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Lembre-se que você não pode assumir o que não pode entregar. Aprenda a dizer “não” e faça as coisas de acordo com seu ritmo, sempre em busca do melhor resultado e de qualidade.

Em uma de nossas publicações no Facebook citamos sobre o profissional Multitasking, se você não conhece dá um pulinho e curte nossa Fanpage para se manter atualizado 😉

No artigo abordamos que alguns anos atrás, as pessoas que tinham a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo eram vistas como ágeis e produtivas.

Essa característica gerava destaque e as tornavam a preferência no mercado de trabalho.

Com o avanço da tecnologia e principalmente dos smartphones de incontáveis funções simultâneas, houve uma mudança considerável no comportamento dos usuários.

Essa característica se tornou mais comum com o surgimento dos smartphones, mas a aposta futurista para o multitasking mudou.

Foi notado que executar várias atividades ao mesmo tempo e rapidamente, não necessariamente significava executar tarefas com qualidade.

A habilidade de multitasking começou a ser estudada e já foi comprovado que está ligada ao aumento dos níveis de stress e ansiedade.

A sensação de vários projetos em andamento não passa de ilusão pois há muita dificuldade de organização entre os que se consideram multitasking.

Estudos comparativos também relataram uma maior produtividade e eficiência em pessoas que se concentram em apenas uma atividade por vez.

Como organizar suas tarefas com ferramentas online

Extensão Chrome Pomodoro
Strict Workflow

Strict Workflow é uma extensão para o navegador Chrome para o uso da técnica Pomodoro.

Nos primeiros 25 minutos do ciclo de trabalho, a ferramenta bloqueia o acesso a sites de distração como Facebook, Twitter e Youtube. É possível inserir e editar a lista de endereços de sites para bloqueio.

Ferramenta online Trello

Trello

Você conhece a técnica kanban? Se trata de uma técnica de organização muito usada entre empresas, que permite organizar um projeto de maneira que seja possível a visualização passo a passo do andamento das atividades da equipe.

A ferramenta online Trello é um organizador de tarefas e eventos dinâmico e funcional que tem as características do kanban. O Trello conta com uma interface intuitiva e simples.

Ferramenta Rescue Time

Rescue Time

É uma ferramenta que irá disponibilizar as informações de onde você passa a maior parte do seu tempo, seja na web ou como você tem usado os programas em seu computador. O software mapeia todas as atividades online e offline que você executa e te dá o relatório de quais são as ações mais produtivas ou não. O Rescue Time é ideal para saber onde se perde mais tempo na frente do computador e está disponível também em aplicativos para smartphones.

Ferramenta Todoist

Todoist

Todoist é uma ferramenta que permite a organização de subtarefas e subprojetos online e offline. A ferramenta disponibiliza um sistema de organização de prioridades através de cores e está disponível em várias plataforma.

Ferramenta GetPocket

Pocket

Pocket, é um serviço que guarda conteúdo da web para visualização futura. A ferramenta oferece praticidade e é ótima para favoritar os sites que você não pode ler agora. Assim, os conteúdos ficam organizados e fáceis de encontrar por meio de tags.

Cumpra o que você prometer para si mesmo

Faça estimativas

O tempo perdido nunca será recuperado e o que chamamos de tempo bastante sempre se revela insuficiente. O tempo é ouro. – Benjamin Franklin

Uma das coisas que satisfaz o ser humano é ser feliz fazendo aquilo que gosta. No entanto, mesmo sendo feliz ao fazer determinada coisa, você pode ser pego pela preguiça. Afinal, se não for urgente, pode ser feito depois.

Já percebeu que não ficamos em paz quando adiamos algo importante? Pode ser que até tenhamos tempo para fazer as coisas mas acabamos “enrolando” e criando desculpas para não começar.

Por que não utilizar melhor o seu tempo para investir em você? Para isso, faça perguntas para si mesmo para identificar quais são os seus hobbies, talentos e dificuldades.

Lembra da lista que você faz no começo de ano que envolve uma série de coisas que você deseja alcançar durante os 365 dias? Que tal rever onde está essa lista e por o plano em prática?

Para quem deseja mudar, tal mudança só ocorre quando você põe em prática tudo o que sabe e deixa de lado a procrastinação.

No entanto, tudo isso não acontece da noite para o dia e é necessário que você crie hábitos saudáveis e pratique diariamente para por em ordem tudo aquilo que você prometeu um dia :)

*Esse artigo foi sugerido pelo leitor Roberto. Tem alguma sugestão de assuntos legais que podemos abordar por aqui? Escreva nos comentários! Esse espaço foi criado para reunir dicas e novidades sobre gestão de documentos, produtividade, negócios e equipamentos para GED. Suas ideias e sugestões serão muito bem-vindas :)
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