Organização de arquivos: por onde começar?

29/08/2017
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A organização de arquivos é uma atividade que geralmente toma bastante tempo da agenda de compromissos dos administradores – e por este motivo – muitos acabam adiando sua execução e não sabem “por onde começar” quando, de fato, decidem armazenar cada documento em sua devida pasta.

Iniciar a organização dos arquivos pode ser um desafio pois em algumas organizações o fluxo diário de documentos em papel é alto e o número de colaboradores é reduzido.

E se este tipo de situação ocorre na empresa onde você trabalha, continue lendo esta publicação, pois separamos um conteúdo exclusivo que será muito interessante para o aumento da produtividade nos serviços administrativos, mesmo que o seu escritório seja de pequeno porte.

No artigo de hoje, traremos duas dicas de organização de arquivos para que você e sua equipe de trabalho não tenham mais problemas com o acúmulo de papel no escritório, e principalmente: para que os serviços sejam executados de forma ágil e dinâmica. Confira!

Mulher no escritório(Imagem: Freepik).

Organização de arquivos: por onde começar?

Digitalize todos os documentos

A primeira dica para a eficácia na organização de arquivos é a digitalização, um procedimento simples, rápido e que proporciona muitas vantagens para a execução ágil dos serviços de escritório.

Manter o acervo de informações empresariais disponível em formato digital será importante para aumentar a produtividade nas tarefas administrativas e também para reduzir custos com papel e suprimentos utilizados na impressão de documentos.

Além destas vantagens, a digitalização também favorece o bom desempenho do trabalho em equipe, principalmente pela facilidade de compartilhamento dos arquivos por e-mail e dispositivos de armazenamento (pendrive, por exemplo).

E para que a digitalização de documentos seja uma tarefa produtiva, a melhor solução é o uso de um scanner profissional, tanto para reduzir o tempo do processo, como para a máxima qualidade das imagens captadas.

Veja algumas das funcionalidades de um scanner profissional e visite nossa página de produtos para conferir a variedade de modelos indicados para a digitalização de pequenos, médios e altos volumes diários de documentos:

  • Velocidade de produção (dezenas de folhas digitalizadas em poucos minutos);
  • Digitalização frente e verso da folha simultaneamente;
  • Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês);
  • Digitalização de documentos de tamanhos variados, tais como carteiras de identidade e cartões em relevo;
  • Modelos com conexão Wi-Fi (Clique aqui e conheça o Scanner Wireless Kodak Scanmate i1150WN);
  • Digitalização diretamente para PDF pesquisável ou WORD editável (entre outros formatos).

Na imagem abaixo, temos como exemplo o Scanner Portátil Kodak Scanmate i940, que digitaliza 20 folhas (frente e verso simultaneamente) por minuto e pesa somente 1,3 kg, sendo um equipamento fácil de transportar e que ocupa pouco espaço na mesa de trabalho ou balcão de atendimento.

Scanner Portátil Kodak Scanmate i940

scanmate1940poi

Também não podemos deixar de mencionar o quanto a digitalização é importante para a segurança dos documentos em papel, que podem perder a legibilidade com o passar dos anos ou pela falta de manutenção do acervo.

Portanto, considere todas estas questões e simplifique a organização de arquivos por meio da digitalização de todo o conteúdo impresso que é produzido e processado nos diversos setores da sua empresa.

Utilize um software GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução indicada para todas as empresas que desejam otimizar a realização de suas atividades internas, tornando prática e ágil a consulta de arquivos necessários para os serviços de departamentos como RH, administração e financeiro.

O GED proporciona diversas vantagens na busca pelo aumento da produtividade, e assim como a digitalização de documentos, é uma excelente aplicação para a redução de custos com materiais de escritório e para garantir acesso rápido às informações arquivadas.

Confira algumas das principais vantagens de uso deste tipo de tecnologia e acesse o Guia para o iniciante em GED que produzimos para que você entenda tudo sobre Gerenciamento Eletrônico de Documentos de uma maneira simples e objetiva.

140(Imagem: Freepik)

Vantagens do GED:

  • Acessibilidade: os arquivos arquivados em um software GED permanecem disponíveis para acesso remoto, algo essencial para a redução de tempo nas buscas por documentos correspondentes aos diferentes períodos de atuação de uma empresa;
  • Segurança das informações: as permissões de uso do software podem ser controladas de forma a limitar os tipos de documentos que estarão acessíveis para a visualização de todos os usuários.
  • Controle de prazos: documentos com data de validade (contas e contratos, por exemplo) podem ser gerenciados com facilidade, com recursos como “emissão de alertas” e “controle das versões dos documentos” (clique aqui e saiba mais)

Indicamos a leitura do artigo “25 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos” para que você entenda mais a respeito da solução GED e de suas vantagens para o aumento da produtividade e a organização de arquivos em papel e na versão digital.

Conclusão

Neste artigo mostramos que a organização de arquivos pode ser uma tarefa de fácil execução a partir do uso da tecnologia nos processos de arquivamento e gestão dos documentos.

Siga nossas dicas e acompanhe os resultados que sua empresa terá ao manter o acervo de informações disponível em formato digital e aproveite os recursos dos scanners profissionais para reduzir, definitivamente, a quantidade de papel sobre as mesas de trabalho.

Esperamos que tenha gostado deste artigo!

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