Implantando uma gestão eficiente de documentos com um scanner profissional

22/06/2016
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No mercado, milhares de documentos são digitalizados por dia e sua empresa provavelmente faz parte dessa conta.

Por meio da digitalização de documentos, ainda é possível implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos. Este terá a função de indexar palavra-chaves para localização super rápida das informações.

Vale lembrar que diversas empresas hoje em dia já adotaram práticas de administração eficientes com base na gestão eletrônica de documentos. Isso possibilitou um avanço imediato no armazenamento e consulta de informações.

Neste artigo, você aprenderá 5 maneiras de aumentar a produtividade da sua empresa com foco na digitalização de documentos de forma rápida e profissional.

1 – Scanners profissionais são produzidos exclusivamente para digitalização de documentos

Diferente das multifuncionais, os Scanners Profissionais processam as imagens durante a digitalização por meio de softwares de digitalização.

Outro fator que garante a rapidez de digitalização em grandes lotes, é que estes equipamentos possuem digitalização frente e verso (duplex), ou seja, os dois lados da folha são digitalizados em apenas uma passagem do papel pelo scanner.

E não se preocupe, os lados das folhas que estiverem em branco podem ser descartados automaticamente deixando o arquivo final com tamanho reduzido.

2 – Rotacionamento e alinhamento automático

Digitalizar em uma multifuncional pode ser um desafio dependendo do volume de documentos.

É necessário colocar documento por documento, fechar a tampa da mesa digitalizadora, esperar o documento ser escaneado e então você precisa abrir e virar a página para digitalizar o verso.

Outra situação que acontece quando você digitaliza vários documentos em uma multifuncional, é o fato de se preocupar em alinhar cada papel na bandeja. Em scanners profissionais, a folha é alinhada automaticamente no momento que é puxada. Essa solução chamamos de “Rotacionamento e alinhamento automático”.

Meme gato digitalizando documento

Quanto tempo você gastaria para digitalizar 4.587 documentos no scanner da multifuncional?

Eu aposto que levaria mais de um dia de trabalho.

Agora vamos pensar em um scanner profissional Kodak Alaris que digitaliza 40 páginas por minuto.

Um scanner com esta velocidade digitaliza 4.587 documentos em 1hora e 54 minutos, com sistema ADF (alimentador automático), ignorando páginas brancas (sem conteúdo) e diretamente para PDF compactado (menor tamanho, mas com a mesma qualidade de imagem).

Então deixe que o scanner trabalhe por você! Com um Scanner Profissional, você não precisa passar esse sufoco.

Existem diversos recursos além do rotacionamento e alinhamento automático que te farão poupar muito tempo.

São mais de 30 funções de aperfeiçoamento de imagem de documentos que a tecnologia Perfect Page da Kodak disponibiliza, de maneira automática.

Com isso conseguimos aumentar a produtividade e melhorar a eficiência na hora de digitalizar. Abaixo listamos alguns recursos disponíveis:

  • Suavização de cores de fundo
  • Detecção de página em branco com base em conteúdo
  • Brilho automático
  • Gerenciamento aprimorado de cores

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3 – Economia de energia – Scanners com qualificação Energy Star

Todo mundo gosta de economizar não é mesmo? E por que seria diferente ao utilizar equipamentos eletrônicos?

Pensando nisso, foi criado o selo Energy Star.

Ao identificar um equipamento com esse selo, saiba que este produto foi desenvolvido tendo como foco o menor consumo de energia.

O selo Energy Star é um padrão internacional que indica que determinado equipamento consome menos energia que um produto de mesma categoria.

Isso significa que o produto foi desenvolvido e pensado com o seguinte objetivo: o de promover a redução de custos com energia. Bom para consumidores e para o meio ambiente.

4 – Tecnologia Smart Touch

Com a tecnologia Smart Touch é possível realizar até 9 tarefas diferentes com apenas um clique. Crie arquivos PDFs, anexe documentos em email e organize as pastas que deseja enviar a nuvem.

Para que você possa explorar ao máximo todas as funcionalidades de seu Scanner, confira o Tutorial de Configuração de Perfil no Smart Touch:

Para ter uma visão mais completa sobre a digitalização e gerenciamento de documentos, você pode fazer o download do nosso guia completo de digitalização de documentos.

Ebook Processo Eletrônico

Visualização rápida

Por meio da tela de visualização gráfica do Smart Touch, é possível identificar rapidamente o número de documentos digitalizados e o status do papel.

Esse recurso oferece aos usuários informações úteis para acompanhamento do processo de digitalização, como também para evitar e resolver erros.

5 – Compatibilidade entre aplicativos como Evernote e Microsoft Share Point

Compatibilidade entre aplicativosMicrosoft Share Point é um serviço baseado em nuvem e hospedado pela empresa Microsoft. É uma plataforma para gestão de conteúdos e gestão documental para empresas de todos os portes.

O Evernote é uma espécie de banco de anotações com uma grande diversidade de recursos disponíveis. Para quem precisa catalogar informações de maneira eficaz, essa é uma ótima alternativa.

Conclusão – Acabe com as pilhas de documentos

Pilhas de documentoO arquivamento de documentos é um meio de preservar as informações de clientes com o decorrer dos anos, por exemplo. No entanto, até quando esses papéis vão durar?

Sabemos que existem diversos fatores para a degradação do papel, como influências externas, temperatura, exposição, armazenamento inadequado entre outros.

O acúmulo de papéis não pode ser visto como um problema, mas sim como um reflexo de um negócio que está crescendo exponencialmente e gerando esses documentos.

Agora o que precisa ser feito é gerenciar toda essa papelada.

Como mencionamos no início deste artigo, a implementação de uma gestão eficiente irá proporcionar velocidade nas etapas de digitalização de documentos para sua empresa.

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Até a próxima!

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