Como o bom gerenciamento de documentos pode evitar problemas para sua empresa

20/07/2016
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Se você ainda não tem um sistema de GED implementado em sua empresa, imaginamos que em breve você adotará essa solução, afinal você já sabe que essa é uma das melhores soluções para gerenciamento de informações para o seu negócio.

Gerenciamento de documentosNo artigo que publicamos sobre os 5 erros que você pode estar cometendo ao gerenciar seus documentos, abordamos os principais detalhes sobre como o gerenciamento de documentos é importante nos dias atuais.

Uma das grandes dificuldades do gerenciamento de documentos físicos é a busca por determinada informação quando necessário. Por isso, o GED é a solução ideal para as empresas.

E a pergunta que fazemos é: seu escritório é realmente digital? No ambiente que você está neste momento existem pilhas, caixas ou armários cheios de documentos?

Qual o volume de dados que você ou sua empresa armazenam? Já parou para pensar que essas caixas de documentos podem triplicar em pouco tempo?

Imagine dezenas delas empilhadas e comprometendo ainda o tempo de vida útil desses documentos.

A necessidade de soluções de armazenamento e gerenciamento de documentos é uma preocupação constante. Não deixe que a dificuldade em localizar e acessar as informações comprometa a produtividade de sua empresa.

Em quais segmentos a gestão de documentos é útil?

No Brasil, podemos encontrar diversos segmentos onde a implementação de um sistema de GED pode ser usado.

Basicamente, toda empresa que tem tráfego de documentos necessita da gestão destes documentos. Entre elas, podemos citar:

  • Instituições de ensino
  • Recursos humanos
  • Advocacia
  • Administradoras de condomínios
  • Órgãos públicos e privados
  • Hospitais
  • Assessorias de imprensa ou de comunicação

Padronize a forma de armazenar arquivos

Padronize a forma de armazenar arquivos

Chega de desorganização não é mesmo? Arquivar documentos de maneira correta não dá trabalho algum quando se criam padrões eficientes. O acesso a esses documentos torna muito mais fácil o controle e a rastreabilidade das informações.

Ao padronizar arquivos para digitalização, o processo de trabalho gera ganhos significativos de produtividade. Isso permite que você realize a gestão de seus documentos e outras atividades com muito mais agilidade e qualidade.

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Qual o valor de uma informação que você procura?

Para driblar o impasse de baixa produtividade, sempre buscamos soluções onde possamos aproveitar ao máximo o tempo. Algumas empresas podem ter rotinas que ilustram bastante o desperdício deste tempo.

Isso acontece em diversos ambientes corporativos. Funcionários podem estar perdendo horas diárias apenas tentando localizar determinado documento. E isso se torna muito significativo no final do mês ou do ano.

Com isso, empresas podem sofrer grandes prejuízos na gestão documental. Imagine não encontrar um documento importante no prazo só porque sua empresa não adotou uma estratégia de gerenciamento de documentos?

Saiba identificar o que pode ser descartado

Saiba identificar o que pode ser descartado

Quem nunca guardou papéis achando que um dia seriam consultados? E isso está certo, mas o que não pode acontecer jamais é a falta de organização dessas informações.

Você precisa saber de uma coisa quando for trabalhar com gerenciamento eletrônico de documentos: não é difícil categorizar as informações.

Deixe de perder tempo e dinheiro com processos falhos

Você já sabe que tempo é dinheiro! Todos nós já estamos cansados de saber isso. Mas por que continuamos desperdiçando tempo com tarefas que poderiam ser otimizadas?

Agora que você já sabe que um bom gerenciamento de documentos é capaz de propor resultados expressivos ao seu negócio, não deixe de por em prática tudo que sabe.

Em um dos artigos mais recentes, citamos o uso da produtividade no dia a dia. É um artigo bem interessante e que sugerimos para sua próxima leitura.

Não importa a quantidade de documentos que você tem hoje, a regra é sempre a mesma: tenha sempre uma cópia de segurança de seu documento.

Abaixo listamos 4 ações bem simples para você por em prática:

  1. Evite armazenar arquivos em locais inadequados, como por exemplo áreas com risco de inundações. Para documentos digitais, tenha muito cuidado com o local onde você armazena seus arquivos, sendo assim é importante ficar atento aquele seu computador que guarda milhares de documentos importantes.
  2. Investir em um sistema de GED de qualidade é uma das maneiras de você ter todos os documentos protegidos na nuvem e de forma organizada. Dessa forma você evita surpresas indesejáveis no futuro.
  3. Guarde seus documentos em um serviço na nuvem, como Google Drive, Dropbox, Amazon Cloud Drive. Você pode saber mais sobre esses serviços aqui.
  4. Digitalize seus documentos. Quando você passa seus documentos físicos para o formato digital, todo o processo fica mais dinâmico e seguro.

Esta foi só uma introdução de como você pode obter soluções eficazes de como evitar problemas ao gerenciar documentos online em sua empresa. Aqui em nosso blog, existem dezenas de outros artigos que poderão lhe ajudar.

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  1. MARCONDES disse:

    QUERO PARTICIPAR DESTE BLOG, AGORA QUE ACABEI DE FAZER O PEDIDO DE UM SANNER PARA MEU ESCRITORIO DE ADVOCACIA.

    1. Netscan Digital disse:

      Olá Dr. Marcondes.

      Obrigado pelo comentário! Continue acompanhando nossos novos conteúdos.