5 erros que você pode estar cometendo ao gerenciar seus documentos

29/06/2016
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Garantir a guarda de um documento é possibilitar a preservação e legalidade da informação. Já abordarmos aqui em nosso blog sobre como o papel tem influenciado a vida das pessoas.

A necessidade do gerenciamento de documentos dentro de uma empresa é inquestionável. Mas o que levanta questionamentos é: como fazer para implantar uma gestão de documentos adequada?

Pensando nisso, criamos esse pequeno artigo para explicar primeiramente o que não fazer ao gerenciar documentos.

Não confunda armazenamento de documentos com gerenciamento de documentos

Armazenamento de documentos

Como estão os documentos da sua empresa?

Se você possui o controle do arquivamento de documentos, como é o processo de localização destes documentos? É fácil?

Se você respondeu não, com certeza você precisa de um GED.

GED é diferente de armazenamento de arquivos. Como a própria sigla diz, o GED é um Gerenciador Eletrônico de Documentos, e ao mesmo tempo também é um sistema de armazenamento de arquivos.

Enquanto serviços de armazenamento de arquivos não oferecem indexação, buscas avançadas e outros recursos, um sistema GED dispõe dessas e de muitas outras funções.

No momento que for escolher um GED, é necessário observar se a empresa que oferece o serviço dispõe de flexibilidade de adaptação no decorrer do tempo.

Isso significa que ao escolher o software, é imprescindível estabelecer critérios que atendam as expectativas e necessidades de sua empresa.

Esses critérios são: possibilidade de backup, servidor nacional ou internacional, espaço de armazenamento, rastreabilidade, níveis de acesso e integrações com sistemas/aplicativos externos.

Local de armazenamento físico de documentos inadequados

Ao digitalizar, como você mantém a originalidade dos documentos? De que maneira esses documentos estão sendo guardados?

A preservação dos documentos físicos mesmo depois de digitalizados, deve ser uma preocupação do gestor. Afinal, é preciso ter uma estratégia de como será o processo de armazenamento destes documentos físicos após a digitalização.

Gerenciamento de arquivos

A solução pode ser a terceirização ou a implementação de uma área interna para o armazenamento destes documentos. Ambas as escolhas devem ser bem planejadas.

Todas essas decisões devem ser detalhadas em prazos e valores que sua empresa achar mais conveniente.

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Manutenção da integridade do acervo de documentos

Sua empresa provavelmente tem uma demanda, seja ela grande ou pequena, de documentos em papel. Você sabe como esses documentos estão guardados e organizados?

Quando não gerenciado de maneira eficaz, a duplicidade de documentos pode acontecer e pode gerar desperdício de tempo e de recursos.

Organizar documentos físicos não é uma tarefa animadora, porém a bagunça é a maior incentivadora da improdutividade.

Portanto é importante dar atenção ao acervo que guarda esses documentos. Elaboramos algumas dicas que podem te auxiliar:

  • Reúna todo o volume de papel de uma vez;
  • Faça uma análise do que pode ser descartado ou precisa ser armazenado;
  • Organize os documentos que você decidiu guardar em categorias;
  • Separe os documentos em pastas ou em caixas;
  • Garanta que esses documentos estão protegidos contra umidade e exposição do sol;
  • Agora que tal implementar uma solução GED em seu ambiente de trabalho?

Escolha errada do tipo de GED

Existem muitos sistemas para gestão eletrônica de documentos e cada um deles tem funções específicas.

As empresas que necessitam de uma gestão documental simples, geralmente adquirem sistemas de GED com funções padronizadas para uma organização básica.

Não há nada de errado em organizar os documentos da empresa em um sistema de GED padronizado, contanto que atenda à todas as necessidades. Isso é critério da avaliação do gestor.

Um sistema de GED pode conter funções personalizadas, como por exemplo a criação de usuários, segurança criptografada, níveis de acesso aos documentos, entre outros.

Escolha errada do tipo de equipamento

ScannerQuais são os custos com a compra de equipamentos? Você sabia que é possível reduzir o custo por meio da Locação de Equipamentos?

Um scanner convencional não é o ideal para digitalizar livros. Assim como uma multifuncional não é ideal para grandes lotes de documentos.

Para o segmento de digitalização de livros por exemplo, existem equipamentos próprios para atender essa demanda. São scanners que oferecem o melhor preço sem comprometer qualquer aspecto relacionado a qualidade.

Mas como identificar qual a melhor solução? Você pode entrar em contato conosco pelo email contato@netscandigital.com.br

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Até a próxima!

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  1. SERGIO RICARDO disse:

    MUITO BOM O ARTIGO!

  2. Marciel S de Souza disse:

    Tenho escritório de Contabilidade e gostaria obter informações qual é o melhor programa para utilizar GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos e também qual e o melhor equipamentos para atender a minha demanda.

    1. Gabriela | Netscan Digital disse:

      Olá Marciel, ficamos muito felizes com seu contato e teremos enorme satisfação em lhe ajudar com sua necessidade.

      A Netscan é uma empresa que tem 25 anos atuando com foco em Soluções para Gestão documental, e com certeza poderemos lhe ajudar a escolher o melhor GED e solução a ser utilizada em seu escritório de contabilidade. Para isto, pedimos a oportunidade de agendar um bate-papo (telefônico) com um de nossos consultores que poderá além de entender melhor sua operação e sua necessidade, lhe indicar a melhor solução neste sentido.

      Desta forma, peço seus dados de contato para que possamos realizar este contato. Envie para: netscan@netscandigital.com.br

      Abraços e aguardamos vosso retorno.

  3. ELOISA AURELIA COELH disse:

    MUITO BOM!!!

    1. Netscan Digital disse:

      Olá, Eloisa. Obrigado pelo seu comentário!