Escritório organizado: 3 dicas práticas e úteis!

04/12/2017
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Escritorio organizado

Trabalhar em um escritório organizado faz toda a diferença.

Com o ritmo de trabalho cada vez mais acelerado, a organização é um fator determinante para a agilidade na execução dos processos e o bom desempenho do trabalho em equipe.

Por isso resolvemos elaborar este artigo e compartilhar com você 3 dicas de como organizar o escritório de maneira prática, começando pelos cuidados com a guarda dos documentos. Confira!

Dicas para manter o escritório organizado:

1º Documentos

A frequência de uso dos documentos em papel é o principal motivo para a desordem no escritório.

Os colaboradores “retiram” os documentos das pastas, utilizam e se esquecem de guardá-los novamente, porém essa situação pode ser resolvida com facilidade.

Basta digitalizar os documentos com um scanner profissional e disponibilizá-los em formato digital para a equipe de trabalho com o auxílio de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Dica de scanner para digitalização de documentos:

Scanner Kodak Scanmate i940

Escritório organizado: Scanner Kodak Scanmate i940

Velocidade de digitalização: 20 folhas por minuto (frente e verso automático)

Volume diário de digitalizações recomendado: até 1.000 folhas

Alimentador Automático de Documentos: aceita cartões rígidos com relevo

Assim fica fácil manter os arquivos organizados, já que não será necessário retirá-los das pastas.

Detalhe: antes de guardar os documentos é importante classificá-los de acordo com o tipo de conteúdo, conforme exposto neste artigo.

Mantenha as pastas com o mesmo tipo de conteúdo em caixas específicas para facilitar a guarda e localização dos documentos.

2º Armários

Falando sobre o aproveitamento do espaço físico do escritório, uma dica é reduzir a quantidade de armários com a fixação de prateleiras de parede.

Dessa forma é possível delimitar o uso dos armários apenas para a guarda de documentos, que devem ser mantidos em local restrito ao controle dos administradores/gerentes.

Os demais itens impressos, como os livros, podem ser organizados nas prateleiras de parede, sendo esta também uma forma de investir na decoração do escritório.

Escritório organizado: armários e prateleiras

3º Caixa de recicláveis

O hábito de “guardar o que não é necessário” prejudica a organização do escritório, porém é muito simples evitar este tipo de situação.

Basta disponibilizar uma caixa para o descarte de itens que não serão mais utilizados no desenvolvimento dos trabalhos.

Escritório organizado: caixa recicláveis

Importante: Revise sempre os materiais impressos antes de descartá-los.

Com essas práticas não tenha dúvidas de que você conseguirá manter seu escritório sempre organizado, o que é fundamental para a qualidade na execução dos processos e a conquista de bons resultados com o trabalho em equipe.

Agora basta aplicar e compartilhar nossas dicas com seus colegas de trabalho para que todos possam dispor de um escritório organizado e consequentemente, de um ambiente agradável e que inspire produtividade!

Até a próxima!

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