Os erros de gestão de documentos que você deve evitar

10/07/2017
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Todas as empresas devem investir na gestão de documentos, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte.

Os documentos registram as atividades legais das empresas, e portanto, devem ser preservados da forma correta, principalmente em função dos fatores que causam a deterioração do papel e que contribuem para a dificuldade de organização do acervo.

Pensando nisso, preparamos um artigo com os “5 erros de gestão de documentos que você deve evitar” e relacionamos as melhores dicas de como evitá-los para não ter qualquer tipo de problema com a segurança e conservação dos seus arquivos. Confira!

NETS1Saiba como evitar os 5 erros de gestão de documentos no blog da Netscan Digital!

A importância da gestão de documentos

A gestão de documentos corresponde ao investimento nos cuidados que mantêm os arquivos sempre organizados, protegidos e disponíveis no acervo da empresa.

O gerenciamento eficiente de documentos evita atrasos na conclusão das tarefas e garante o acesso rápido à informação, além de promover melhorias na qualidade de atendimento ao cliente através da identificação ágil e objetiva dos arquivos.

Na rotina administrativa, a gestão documental é importante para o cumprimento dos prazos de cada processo nas datas estipuladas (assinaturas e devoluções de contratos, pagamentos, envios de solicitações, etc) e ajuda a evitar a perda dos arquivos, principalmente quando os mesmos são mantidos apenas no papel.

Muitas empresas ignoram a importância da gestão de documentos, e por esse motivo, cometem falhas cruciais nas etapas de planejamento e execução dos serviços, sejam eles técnicos ou administrativos.

NETS2A análise de documentos evita a ocorrência de erros gerenciais e operacionais

Dessa forma, é preciso dedicar atenção especial na forma como os arquivos são guardados para não cometer os principais erros de gestão de documentos, que afetam diretamente a produtividade e o bom desempenho do trabalho em equipe.

5 erros de gestão de documentos e como evitá-los

Agora que você já sabe com é importante investir na gestão de documentos, chegou a hora de conhecer quais são os erros mais comuns desse tipo de atividade e de aprender a evitá-los com práticas simples e que garantem a segurança dos arquivos impressos e digitais.

Confira a lista dos “5 erros de gestão de documentos” e veja como proteger o acervo contra perdas, extravios e alterações nas versões originais dos contratos, comprovantes de pagamento e demais processos que devem ser arquivados e preservados com muito cuidado por todas as empresas:

Os 5 erros de gestão de documentos:

Não realizar cópias digitais dos documentos

A digitalização é a solução mais eficaz contra perdas e extravios de documentos, porém, muitas empresas ainda realizam a gestão dos seus arquivos somente no formato impresso.

Os scanners profissionais podem digitalizar centenas de páginas por minuto e convertem automaticamente os documentos para PDF compactado (clique aqui para saber quais são), facilitando muito a execução dos serviços de escritório.

Portanto, além da versão impressa, é extremamente recomendado manter cópias digitais dos documentos, tanto para a segurança do acervo, quanto para facilitar a circulação de informações nas atividades empresariais.

Gerenciar documentos apenas no formato impresso

Esse é um dos principais erros de gestão de documentos e está relacionado diretamente com a segurança das informações arquivadas e utilizadas periodicamente pelas empresas.

Além da digitalização dos documentos, é fundamental armazenar os arquivos em um software que os mantenha seguros, organizados e disponíveis para acesso, inclusive para o compartilhamento em nuvem com usuários externos (clientes e sócios da empresa, por exemplo).

NETS3Uma boa gestão de documentos garante a segurança dos arquivos e o acesso rápido à informação.

Para evitar esse erro, o mais indicado é a implantação de um software de GED que ofereça recursos essenciais para uma boa gestão de documentos, como a busca inteligente e o controle de acesso de usuários.

Não separar os documentos por tipo e não organizá-los cronologicamente

Antes de incluir os documentos nas pastas, é fundamental separá-los e ficar sempre de olho nas datas de emissão e de vencimento de cada arquivo.

Colocar diversos papéis na mesma pasta sem qualquer tipo de classificação é um dos erros de gestão de documentos que dificulta a produtividade das tarefas administrativas e oferece riscos para a segurança dos arquivos, que podem ser descartados acidentalmente durante os processos de busca no acervo.

Você pode evitar facilmente esse problema utilizando pastas de cores diferentes para cada tipo de documento e mantendo-as na posição vertical como forma de economizar espaço nos armários.

Esquecer os documentos nos armários

Mais um dos erros de gestão de documentos que boa parte das empresas comete e que pode colocar em risco a conservação dos arquivos pela ação do tempo.

Não basta manter os documentos em pastas. É necessário garantir a limpeza do local de arquivamento e conferir periodicamente as condições nas quais os arquivos estão guardados, tanto para checar os itens do acervo como para facilitar a identificação nos processos de busca manual.

O ideal é realizar uma inspeção mensal nos arquivos, anotando a quantidade de documentos e a sequência em que estão organizados nas pastas e armários.

Permitir que qualquer pessoa tenha acesso aos documentos

É impossível realizar a boa gestão de documentos sem a definição do departamento ou do colaborador que será responsável por controlar o acesso aos arquivos impressos e digitais da empresa.

Além de influenciar negativamente na organização dos documentos, os riscos de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas serão altíssimos, principalmente com relação às versões originais dos processos.

Conclusão

Para evitar todos esses erros de gestão de documentos, a dica é realizar cópias digitais dos arquivos utilizando scanners que otimizem o tempo com a digitalização frente e verso e a conversão para PDF compactado.

Que tal seguir essas orientações e começar hoje mesmo a melhorar a organização dos seus documentos com métodos simples e eficientes de gerenciamento?

Aproveite nossas dicas e invista na proteção dos arquivos da sua empresa através da digitalização e da implantação de um software GED que possa ser utilizado por toda a sua equipe de trabalho!

Gostou do artigo? Então continue acompanhando nosso blog para ter mais informações sobre os assuntos abordados nesta publicação. Até a próxima!

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