Eficiência dos processos administrativos: 4 dicas imperdíveis!

23/10/2017
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4 dicas para melhorar a eficiência dos processos(Imagem: Freepik)

A eficiência dos processos é um dos fatores mais importantes para a conquista de resultados que valorizem os diferenciais de uma empresa.

De forma resumida, eficiência significa “realizar atividades e tarefas da maneira correta”, através do uso racional dos meios disponíveis para o alcance de um objetivo.

A partir dessas considerações, é possível dimensionar a importância da eficiência dos processos ao analisarmos questões comuns a todas as empresas, como a “competitividade”, “rentabilidade” e a “capacidade” para atender às demandas do mercado.

Este é um assunto que abrange diversos conceitos, porém, vamos focar na parte prática e listar 4 dicas que você pode aplicar na sua empresa para obter melhores resultados com o gerenciamento de processos. Confira!

Como melhorar a eficiência dos processos

1. Digitalize os documentos e garanta mais agilidade na localização das informações.

Diminua o uso do papel como meio de circulação de informações na empresa e tenha mais flexibilidade para realizar os processos administrativos.

Mantendo os documentos acessíveis em formato digital, tudo fica mais fácil, a começar pelos processos de busca e compartilhamento de informações.

Além da agilidade para localizar documentos – que é um dos fatores mais importantes para a eficiência dos processos, a digitalização é fundamental para preservar o acervo documental e para a economia de custos com reproduções dos documentos em papel.

Para digitalizar documentos com velocidade, utilize um scanner profissional e aproveite as diversas funcionalidades para aumentar a produtividade em seu escritório, entre elas:

  • Digitalização simultânea da frente e do verso da folha;
  • Mais opções de formatos de saída para os documentos (PDF pesquisável, Word editável, entre outros);
  • Alimentador Automático de Documentos (ADF, na sigla em inglês), que aceita documentos de tamanhos pequenos, inclusive cartões em relevo.

Leia o artigo “As 5 maiores vantagens de um scanner profissional“ e confira as opções de scanners profissionais que você pode adquirir em nosso site!

2. Controle o acervo de informações utilizando um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

O GED é o conjunto de tecnologias aplicadas para o armazenamento, localização, controle de acesso e organização dos documentos digitais.

A segurança e a rastreabilidade dos documentos é intensificada com a utilização de um software GED que preserve a versão original dos documentos e proporcione a definição de níveis de acesso para que os gestores tenham mais controle sobre o fluxo de informações da empresa, como é a caso da solução Keeva.

Acesse o site do Keeva para conhecer o software e saber mais a respeito do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

3. Faça pesquisas de satisfação e identifique quais necessidades devem ser priorizadas no atendimento aos clientes.

Avalie a relevância dos processos e ordene a execução dos mesmos de acordo com as respostas do público-alvo.

Mantenha um canal de comunicação para filtrar críticas e sugestões, estimulando-os à avaliação da qualidade de atendimento e da experiência de compra na loja ou site.

O “fator humano” continua sendo primordial para o sucesso empresarial, portanto, invista no treinamento dos colaboradores para diminuir falhas na divulgação de informações e esclarecimentos quanto às dúvidas dos clientes.

4. Priorize o trabalho colaborativo.

Envolva sua equipe no desenvolvimento dos processos desde a concepção das ideias até as etapas de aplicação do planejamento estratégico.

Ao delegar funções, explore ao máximo o trabalho colaborativo para ter mais segurança de que os projetos serão entregues nos prazos e com qualidade.

Saiba como melhorar a eficiência dos processos(Imagem: Freepik)

Conclusão

É preciso ter visão estratégica e acompanhar as mudanças promovidas pelo avanço tecnológico para investir em soluções que proporcionem a eficiência dos processos, tais como a digitalização de documentos e o GED.

Portanto, esteja sempre conectado(a) à realidade do mercado e utilize a tecnologia para otimizar os resultados da sua empresa!

Continue acompanhando nosso blog para saber mais sobre gerenciamento da informação e aplique as dicas relacionadas neste artigo para melhorar a eficiência dos processos de maneira prática e produtiva.

Até a próxima!

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