Sustentabilidade: 5 dicas de como economizar papel no escritório

05/06/2017
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Economizar papel é uma das práticas sustentáveis que todos podemos aderir em nossas atividades pessoais e profissionais.

Antes de imprimir e tirar cópias de documentos, é muito importante considerar a origem do papel e os impactos ambientais decorrentes de sua produção e posterior descarte.

Hoje, vamos entender como é possível colaborar para o equilíbrio do meio ambiente com a redução do uso de papel como meio de circulação de informações no escritório, além de conhecermos os principais benefícios que a digitalização de documentos proporciona para a sustentabilidade e a produtividade das empresas.

 

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Sustentabilidade: uma vantagem competitiva no mercado

O valor de uma marca no mercado é definido não apenas por sua imponência, representatividade e liderança no setor em que atua, mas pela forma como interfere na sociedade com seus produtos e serviços.

O tema “mudanças climáticas” trouxe à tona o debate da responsabilidade empresarial sobre os impactos que o meio ambiente vem sofrendo gradativamente com o crescimento da industrialização e da perda de áreas verdes para a criação de cidades e grandes centros comerciais.

O conceito de sustentabilidade está relacionado ao uso consciente dos recursos naturais para o crescimento econômico, social e cultural de toda a sociedade, não apenas das empresas.

Produzir sem poluir é uma necessidade emergente. Dentre os cinco maiores problemas ambientais do mundo, o desmatamento é um dos mais preocupantes, causado pela extração indevida de árvores que têm como função principal manter o carbono fora da atmosfera e dos oceanos.

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Fonte: WWF Brasil (www.wwf.org.br)

Na lista de atividades que impactam direta e indiretamente a natureza de forma negativa, o uso e descarte incorreto do papel aparecem em evidência, pois ainda é muito pouca a quantidade de papel devidamente encaminhado para a reciclagem.

O uso do papel e seu impacto no meio ambiente

Diversos recursos são necessários para a produção do papel, começando pela madeira.

Estima-se que para produzir uma tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira, e ao analisarmos os números do desmatamento no Brasil e no mundo, notamos que o replantio não acompanha o ritmo de extração, algo que causa impactos nocivos ao meio ambiente.

Água, energia elétrica e produtos químicos também são necessários para a produção do papel, sem contar a emissão de gases poluentes dos caminhões que transportam o produto até os pontos de distribuição nas grandes cidades.

Todo esse processo já gera impactos negativos ao meio ambiente, porém, ainda existe a preocupação com o descarte do papel, que nem sempre é separado do lixo comum.

As empresas começam a entender que economizar o uso de papel como veículo para circulação de informações está muito além da redução de custos com a compra de suprimentos para escritório, principalmente com as vantagens de uso dos equipamentos que convertem documentos impressos para o formato digital.

Podemos notar que, desde a fase de produção, o papel causa variações negativas ao equilíbrio ambiental e isso exige cuidados específicos de uso, principalmente nas atividades de impressão e de guarda de documentos.

Tempo de decomposição

O papel leva de 3 a 6 meses para se decompor, e por mais que muitos não acreditem, ele agride o meio ambiente quando descartado de maneira incorreta no solo e nos rios.

Ocorre que durante o processo de fabricação, o papel recebe alguns compostos químicos, além das alterações em suas propriedades causadas pelas tintas das impressoras (preto e branco ou coloridas).

São esses os “agentes” que causam maiores prejuízos à natureza, porém, é importante lembrarmos que, quanto maior for o consumo de papel pelas ações humanas, mais árvores serão sacrificadas e mais recursos naturais serão necessários para que o produto chegue às lojas.

É importante pensar em toda a logística da produção até o consumidor final para entendermos que economizar papel é uma responsabilidade que todos devemos assumir e promover, visando principalmente a preservação das florestas, a diminuição da poluição e o equilíbrio do ecossistema.

5 dicas de como economizar papel no escritório

Agora, vamos conferir as 5 dicas de como economizar papel no escritório para a implantação de medidas sustentáveis que podem ser praticadas facilmente por todos os colaboradores de uma empresa:

1. Utilize um scanner profissional

Uma das medidas mais eficazes para economizar papel como veículo para circulação de informações no escritório é a conversão de arquivos impressos para o formato digital, que poderão ser consultados no computador e compartilhados por vários usuários por meio de um software de gerenciamento eletrônico de documentos.

Assim, não será necessário imprimir várias cópias de uma planilha ou orçamento nas reuniões. Basta digitalizar os documentos com um scanner profissional, que registra as informações contidas na frente e no verso da folha de papel em uma única passada!

2. Revise os documentos antes da impressão

A falta de um acento gráfico, de uma vírgula ou mesmo a quebra de alinhamento do texto são alguns dos principais motivos que causam o desperdício de papel no escritório.

É importante dedicar alguns minutos para a checagem dos dados e da formatação dos documentos antes da impressão, algo que evitará gastos desnecessários com a reposição de suprimentos que podem durar muito mais tempo se forem utilizados com mais consciência e precisão, tais como o próprio papel e as tintas das impressoras.

3. Email marketing

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Evite os meios de comunicação impressos para as campanhas de marketing e efetive a comunicação com o público consumidor da empresa nos canais de envio de mensagens digitais.

Além de ser uma escolha sustentável para economizar o papel na disseminação das informações, o envio de email marketing é uma estratégia econômica e oferece maiores “garantias” de que a mensagem será visualizada mesmo se o destinatário estiver fora do endereço de correspondência.

4. Configure a fonte e o espaçamento do texto

O tipo e o tamanho da fonte são aspectos muito importantes a serem considerados antes da impressão dos documentos, bem como o espaçamento e a cor das letras.

Além de revisar a qualidade do conteúdo para a correção de possíveis erros de digitação, escolha fontes padronizadas para documentos formais (Arial, Calibri) e tente adequar os modelos de impressão como forma de evitar desperdícios de papel no escritório.

5. Guarde os rascunhos

Se você imprimiu o arquivo errado, não precisa descartá-lo só por esse motivo.

Uma dica interessante é utilizar os rascunhos como bloco de notas e também para a impressão de avisos que serão fixados nas portas, armários e espaços de convivência.
Lembre-se de utilizar os dois lados da folha sempre que possível, tanto nas tarefas de impressão, como também nas anotações feitas ao longo do dia de trabalho.

Importante: separe o papel que não for utilizar para a reciclagem e mobilize sua equipe de trabalho para seguir o mesmo procedimento.

Procure uma empresa que realize esse tipo de serviço e colabore ainda mais para a sustentabilidade do meio ambiente!

Conclusão

O consumo consciente do papel como meio para circulação de informações no escritório é uma prática muito simples de ser aplicada, porém, tudo começa com a mudança de hábitos e de procedimentos tradicionais de gestão e preservação de documentos que a maioria das empresas ainda praticam.

Economizar papel nas tarefas de impressão é um ato que representa a preocupação de uma marca com a sustentabilidade do seu negócio, haja vista que a população, de forma geral, está cada vez mais interessada em saber sobre a procedência dos produtos e serviços que consomem e contratam.

Com a digitalização de documentos, fica muito mais fácil implantar uma cultura organizacional pautada na economia de suprimentos de escritório e na efetivação do planejamento estratégico, que visa o aumento da produtividade e do reconhecimento das ações sustentáveis praticadas pela empresa.

Esperamos que você tenha gostado deste artigo e das 5 dicas dicas de como economizar papel no escritório!

Continue acompanhando o Blog da Netscan Digital para conferir outras informações e deixe seu comentário logo abaixo para que possamos esclarecer suas dúvidas sobre a digitalização de documentos e a gestão de arquivos em formato digital.

Até a próxima!

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