A evolução da digitalização de documentos

14/07/2017
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A gestão documental deixou de ser uma tarefa complicada quando os scanners profissionais chegaram ao mercado com a proposta de reduzir o tempo dos processos administrativos e garantir a otimização dos serviços de escritório.

Com a digitalização de documentos, as empresas descobriram uma solução prática e altamente produtiva de agilizar os processos que demandam a análise de informações documentadas em todas as etapas dos processos organizacionais.

Os escritórios de advocacia, por exemplo, reduziram drasticamente o uso de arquivos impressos e hoje conseguem desenvolver suas atividades com muito mais eficácia e dinamismo, algo fundamental para atender os requerimentos dos sistemas de peticionamento eletrônico e para ampliar o tempo livre para o atendimento aos clientes, gerando mais oportunidade de crescimento das receitas.

Para o entendimento amplo do assunto, abordaremos neste artigo “a evolução da digitalização de documentos” e mostraremos como sua empresa pode alcançar excelentes resultados investindo na gestão eletrônica de arquivos. Acompanhe!

a evolução dos documentosLeia o conteúdo e saiba mais sobre a digitalização de documentos! (Imagem: Freepik)

O antes e depois da digitalização de documentos

Mesas tomadas por pilhas de papéis e cuidados extras com a conservação dos documentos.

Antes da digitalização, este era o “cenário” de muitas empresas, que dependiam exclusivamente dos documentos impressos para realizarem suas atividades.

Hoje, é possível notar uma incrível diferença na realização das tarefas do dia a dia do escritório com a utilização dos documentos digitais, principalmente com relação à economia de tempo nas etapas de análise e arquivamento do acervo de informações organizacionais.

Com a agilidade na prestação dos serviços, as empresas podem atender mais clientes, e assim, conquistam mais espaço no mercado, sendo este um grande diferencial para a competitividade e a redução de erros nas atividades gerenciais.

Além disso, existem outras vantagens da digitalização de documentos que proporcionam excelentes resultados para a contenção de gastos e o aumento da produtividade, tais como:

  • Segurança das informações: nos casos de perda e extravio de documentos, os arquivos digitais serão indispensáveis para a recuperação das informações;
  • Gestão eletrônica dos documentos: os arquivos podem ser armazenados e organizados com o uso de um software GED, tornando as buscas mais ágeis e objetivas;
  • Organização dos arquivos: quanto menor for a frequência de retirada dos documentos das pastas, mais fácil será manter a organização e, consequentemente, a conservação dos arquivos impressos;
  • Redução do espaço físico dedicado à guarda de documentos: a digitalização é essencial para reduzir o número de cópias e impressões, o que possibilita o reaproveitamento do espaço físico ocupado por armários e gaveteiros.

Mantendo em papel apenas os documentos necessários de cada departamento, as empresas conseguem atuar de forma dinâmica e simplificam o atendimento ao cliente, tanto pela agilidade no acesso à informação, como também pela facilidade de compartilhamento de arquivos com a equipe de trabalho através de um software GED.

A evolução da digitalização de documentos

Os scanners profissionais são os grandes responsáveis pela evolução da digitalização de documentos, considerando a qualidade e a rapidez com as quais convertem os arquivos em papel para o formato digital.

O número de digitalizações por minuto e as opções de formatos de saída são alguns dos pontos identificados na evolução da digitalização de documentos, além dos diversos tipos de documentos que podem ser digitalizados com os scanners profissionais.

Dica: saiba mais do antes e depois da digitalização de documentos. Clique aqui e confira um conteúdo completo sobre este assunto.

Veja a seguir o infográfico que produzimos sobre as principais mudanças nas etapas de digitalização e aproveite o conteúdo para aplicar melhorias na gestão de documentos da sua empresa!

A evolução da digitalização de documentos

Conclusão

Com os scanners profissionais, a digitalização de documentos é realizada com rapidez e alta qualidade e essas condições são fundamentais para evitar o retrabalho na etapa de conversão dos arquivos impressos para o formato digital.

Invista na melhoria dos processos gerenciais digitalizando todos os seus documentos e proteja o acervo de informações com a utilização de um software GED. É fácil, prático e você terá a certeza de que poderá acessar seus arquivos onde e quando quiser!

Esperamos que tenha gostado do artigo e que considere as informações relacionadas nesta publicação para aplicar melhorias na gestão documental da sua empresa!

Clique aqui para conhecer modelos exclusivos de scanners profissionais de alta produtividade e acesse outros conteúdos em nosso blog para saber mais sobre digitalização de documentos e gerenciamento eletrônico de arquivos.

Até a próxima!

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