6 dicas de produtividade para e-mail

03/02/2015
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Com o surgimento da internet, logo também surgiu um meio de comunicação pessoal pela rede, o e-mail.

Em meados de 1973, o e-mail deixou de ser apenas uma ideia e chegou para mudar o mundo da comunicação, mas principalmente o mundo dos negócios.

O uso do email é tão popular e comum, que hoje pode ser considerado como prova em processos judiciais, extrajudiciais e administrativos.

Mas esta popularidade trás um efeito colateral: dezenas – e às vezes centenas – de mensagens na caixa de entrada todos os dias. Alguns indesejados e perigosos.

A quantidade diária de e-mails recebidos pode ser espantosa, dependendo de sua função no trabalho ou atividades particulares.

É necessária uma boa dose de disciplina (e tempo) para responder ou arquivar todo este volume de informações que chega diariamente.

Neste artigo, separamos algumas dicas de como melhorar a gestão dos seus e-mails. Confira:

1 – Crie títulos curtos e de fácil compreensão

O título do e-mail é muito importante, pois as pessoas que receberem poderão decidir abri-lo de acordo com o título. Escolher um bom título também será muito útil para agrupar e localizar as mensagens enviadas.

Tente colocar palavras-chave no título para facilitar a identificação. Exemplo:

Errado
Assunto: Relatório

Certo
Assunto: Relatório de Faturamento Jan/2015

2 – Como lidar com assuntos delicados e urgentes

Tenha em mente que leitura exige interpretação, e nem sempre o que escrevemos vai ser interpretado da maneira correta, ou seja, como gostaríamos de nos expressar.

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Evite o uso de LETRAS MAIÚSCULAS. Na internet, o uso de letras maiúsculas em e-mails e chats está associado ao ato de gritar com a outra pessoa.

Por isso, quando o assunto é muito delicado e que exige “jogo de cintura”, opte por outras formas de comunicação.

O Skype é uma ótima escolha. Atualmente é tão bem aceito que está até superando o uso do telefone em algumas organizações.

E-mail não é o lugar certo para urgências

Você deve separar seus e-mails por prioridade, e a maioria das plataformas que oferecem serviços de e-mail já tem esse tipo de opção.

Primeiramente, facilitará a organização dos compromissos e respostas. Mas, caso o assunto seja de extrema urgência e precise de solução imediata, sem dúvidas: prefira o telefone.

3 – Bloqueio de spams e mensagens indesejadas

Esse é um tópico autoexplicativo: simplesmente bloqueie spams e ganhe espaço na Caixa de Entrada. Porém, é necessário que você verifique o lixo eletrônico pelo menos uma vez na semana, pois o sistema pode confundir e classificar algum e-mail relevante como spam.

Use também aplicativos de filtros para e-mail, como o https://unroll.me, capazes de cancelar inscrições em newsletters e mensagens eletrônicas de serviços de internet.

4 – Evite usar a função “Responder para todos”

Na Caixa de Entrada existem os e-mails “perdidos”. São aqueles que você não tem nenhuma relação com o assunto, porém insistem em te copiar. Evite responder o e-mail para todos.

Converse com o pessoal do trabalho ou envie um e-mail educado, dizendo para que não seja copiado em e-mails que você não exerça influência ou não precise ser notificado. Estabeleça regras para contato.

5 – Desligue as notificações do seu programa de e-mail!

A grande maioria dos profissionais não precisa que o e-mail esteja aberto o dia todo, Muitos e-mails recebidos não são importantes ou urgentes. Desligue as notificações no computador e celular, pois elas vão mandar sua produtividade pelos ares!

Determine horários para leitura e resposta dos e-mails. Pode ser uma ou duas vezes ao dia, mas evite checar os e-mails a todo momento, isso vai tirar seu foco de outras funções no trabalho e criará um estado de ansiedade. Claro, crie uma estratégia conforme a sua necessidade.

#dicanetscan
Alguns programas de e-mail permitem que você configure as notificações apenas para usuários VIP. Desta forma você não será perturbado por e-mails que não sejam importantes.

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6 – Seja claro e objetivo

Responda os e-mails de forma transparente e direta. Assim como o tópico anterior, proponha horários para responder. Checar o e-mail todo o tempo acaba interferindo nas tarefas diárias e não faz o “dia render”.

O site http://three.sentenc.es/ propõe respostas para e-mail em apenas 3 frases! Diminui o tempo de resposta e aumenta a produtividade!

E-mail não deve ser usado como bate-papo. Ao perceber que existem muitas respostas e que o assunto está mudando, sugira outra forma de comunicação ou inicie uma nova conversa em outro e-mail.

Algumas estatíticas sobre o uso do e-mail no mundo

Total de contas de e-mail (em milhões) 4.116
Total de contas de e-mail corporativas (em milhões) 974
Total de mensagens trocadas por dia (em bilhões) 191.4
Total de mensagens corporativas trocadas por dia (em bilhões) 108.8


Ano: 2014
Fonte: http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2013/04/Email-Statistics-Report-2013-2017-Executive-Summary.pdf

Conclusão

Vivemos em um oceano de informação. Priorizar o que é realmente importante está ficando cada dia mais difícil entre as dezenas de fontes de conteúdo e comunicação.

Se você tem alguma dica adicional conte pra gente nos comentários!

Crédito da imagem: www.freedigitalphotos.net

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  1. Alex Peixoto disse:

    Que ótimas dicas. E o melhor que são informações fáceis de se colocar em prática para se obter melhores resultados.
    Obrigado por compartilhar o texto.
    Abraços

    1. Netscan Digital disse:

      Muito obrigado por seu comentário Alex. Continue acompanhando nosso blog.

  2. Samuel Nisio disse:

    muito produtivo,vamos colocar em pratica.

    1. Netscan Digital disse:

      Obrigado pelo comentário Samuel. Desejamos sorte na implantação das dicas!