Como produzir mais em menos tempo?

20/12/2017
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Para aumentar a produtividade no escritório é preciso modificar hábitos e inovar na execução dos processos, começando pelo gerenciamento da informação.

Facilitar o acesso aos documentos é fundamental para otimizar o tempo de trabalho e agilizar o atendimento ao cliente.

Administrar recursos e ferramentas também faz toda a diferença nos resultados de produtividade, assim como o planejamento e a capacitação profissional.

Você e sua equipe podem produzir mais, em menos tempo, investindo em soluções para integrar processos e organizar informações de forma inteligente com a digitalização de documentos e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

como produzir mais em menos tempo(Imagem: Freepik).

Como produzir mais em menos tempo

Definitivamente, não há como aumentar a produtividade sem organização – em todos os sentidos e aplicações da palavra.

É preciso ordenar tarefas, controlar a agenda e definir prazos de conclusão para os processos, além da organização do próprio local de trabalho, para que não haja impactos no desempenho do trabalho individual e/ou em grupo.

E já que estamos falando em organização, vamos iniciar as dicas de como produzir mais em menos tempo ressaltando a importância da organização e controle dos documentos para a execução ágil dos processos.

Gerenciamento Eletrônico de documentos

Manter o acervo documental organizado é o primeiro passo para um dia mais produtivo.

Você já precisou consultar informações nos arquivos e encontrou dificuldade para localizá-las?

Para evitar situações como essa é preciso gerenciar os documentos de maneira inteligente, segura e centralizada.

A solução mais indicada para gerenciar documentos é o uso de um software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que propicia a inclusão de vários documentos de diversos formatos em um sistema que controla as permissões de acesso e que mantém as versões dos documentos.

Automação de processos

Outra forma de como produzir mais em menos tempo é por meio da automação de processos.

Automatizar processos significa, basicamente, “reduzir o trabalho manual para acelerar a conclusão de um projeto/processo”.

Em outras palavras, a automação corresponde ao uso de tecnologia para suprir os esforços empregados na realização de processos (etapas), e o GED proporciona excelentes vantagens para a produtividade no escritório.

É possível automatizar o processo de busca por informações para reduzir o tempo de execução das tarefas diárias, por exemplo.

Com a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a empresa consegue controlar o fluxo de informações com mais dinamicidade e pode compartilhar documentos de maneira prática e segura entre os colaboradores.

Inovação

Se você realmente quer saber como produzir mais em menos tempo precisa apostar em novas tecnologias e soluções para otimizar seus resultados.

Para aumentar a produtividade não é preciso necessariamente trabalhar mais horas por dia.

Na verdade, você precisa de soluções que ajudem a reduzir o tempo empregado na execução dos processos (automação) para começar a desenvolver uma nova cultura de atuação em sua empresa.

A dica é digitalizar os documentos para ter mais agilidade na execução executar dos processos administrativos.

Assim, você terá mais tempo para concluir as tarefas diárias com qualidade e conseguirá atuar com mais organização, cumprindo sua agenda de compromissos e atendendo aos clientes nos prazos definidos.

Atualização do conhecimento

Não se esqueça de investir em conhecimento.

Dedique algum tempo do dia para ler, assistir palestras online e pesquisar as novidades do setor de atividade da sua empresa.

Vivemos na chamada “era da informação” e nunca foi tão fácil ter acesso aos conteúdos educacionais.

Participe de conferências, webnars e busque o máximo de informações para se tornar referência e fortalecer o nome da sua empresa no mercado.

Assim você saberá, teoricamente, como produzir mais em menos tempo e dessa forma o público terá mais confiança para contratar e indicar seus serviços.

com produzir mais em menos tempo(Imagem: Freepik).

Conclusão

Apostar em novas formas de produzir e contar com o auxílio da tecnologia: esses são os caminhos de como produzir mais em menos tempo.

É importante que você tenha uma visão estratégica sobre o conceito de produtividade baseado na entrega de resultados consistentes e não apenas na questão da “quantidade”.

Nesse sentido, a qualidade será o diferencial e não tenha dúvida de que você e sua equipe estarão prontos para produzir mais em menos tempo colocando em prática as sugestões relacionadas neste artigo.

Confira mais dicas e informações sobre o tema. Leia o texto 5 situações que afetam a produtividade e como solucioná-las e conheça outras formas de otimizar o tempo de trabalho com eficiência e praticidade.

Veja outros conteúdos sobre como produzir mais em menos tempo no blog e até a próxima!

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