Classificar documentos: padrões e estratégias

27/10/2017
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A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos em papel e no formato digital.

As empresas podem aplicar seus próprios padrões para a classificação dos documentos movimentados no dia a dia, porém, existem alguns pré-definidos que contemplam praticamente todos os tipos de informações empresariais.

Confira a seguir os padrões mais utilizados para classificar documentos e torne o processo de arquivamento da sua empresa mais eficiente e produtivo!

Classificar documentos - padrões e estratégias
(Imagem: Freepik)

Padrões para classificar documentos

Estes são os 4 padrões mais utilizados para classificar documentos:

Espécie

Classificação do tipo de documento com base na origem das informações e na finalidade de uso.

Uma “Ata de Reunião”, por exemplo, registra os acordos e decisões estabelecidos para a execução do planejamento estratégico, com a definição de prazos de conclusão e a delegação de responsabilidades aos envolvidos.

Já uma “Ordem de Serviço” é um documento de origem técnica e/ou administrativa que autoriza a realização de um serviço e contém a descrição do que deve ser feito, servindo como base de dados ao prestador.

Outros exemplos de espécies de documentos: “laudos”, “petições”, “recibos”.

Gênero/formato

Representação do documento no formato impresso ou digital.

Quando a mesma informação é transmitida em formatos diferentes, é importante classificar os documentos de acordo com o tipo de conteúdo e os respectivos suportes para sua reprodução.

Os textos (impressos e digitais), gravações em áudio, vídeos, gráficos e planilhas são exemplos de gêneros/formatos de documentos.

Assunto

Dependendo do tipo do documento é fundamental classificar se o conteúdo pode ser divulgado sem restrições ou se contém informações sigilosas a serem administradas por departamentos específicos.

É por exemplo, o caso de fichas de cadastro, que registram informações confidenciais dos funcionários e clientes.

Quando o assunto de um documento for “sigiloso”, o mais indicado é sinalizar esta restrição de acesso (com uma etiqueta ou utilizando envelopes e pastas em cores exclusivas), além da escolha de um local estratégico para armazenar o documento.

Relevância

É a classificação dos documentos de acordo com o estágio de produção e/ou com a frequência de uso na execução dos processos administrativos.

Alguns tipos de documentos exigem mais tempo de pesquisa e apuração de dados para serem concluídos, bem como os que dependem de “aprovações” e/ou aguardam análise técnica/jurídica.

Para os documentos em fase de elaboração a dica é simples: inclua lembretes no próprio envelope ou pasta descrevendo o estágio do processo, as informações que ainda precisam ser incluídas e o prazo limite para concluir a elaboração dos documentos.

Como classificar documentos(Imagem: Freepik)

Esses são os padrões mais utilizados para classificar documentos e facilitar a localização de dados em meio ao fluxo de informações empresariais.

Caso sua empresa tenha um grande volume de documentos arquivados, uma sugestão é utilizar a “relevância” para classificá-los, diferenciando os documentos mais utilizados na execução dos serviços para reduzir o tempo de busca e garantir mais produtividade.

Leia o artigo “Dicas para arquivar documentos depois da digitalização” e saiba como melhorar o aproveitamento do espaço físico no escritório guardando documentos de forma segura e estratégica.

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Até a próxima!

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  1. Clayton disse:

    A organização dos documentos e do escritório é fundamental! Parabéns pelo trabalho.

    1. Netscan Digital disse:

      Boa tarde Clayton, tudo bem?

      Agradecemos pela visita ao blog e pelo comentário.

      Continue acompanhando as publicações e faça o download do E-book “Guia completo para a digitalização de documentos” para mais dicas e informações!

      Um abraço!