Como preservar documentos em formato digital?

01/06/2016
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Graças ao formato digital a produção, distribuição e disseminação de informações se tornou mais simples. No entanto, esta forma de criar e distribuir informação trouxe novos desafios quando se trata da preservação.

Neste artigo você conhecerá como a evolução das tecnologias para armazenamento de dados contribuiu no processo digital. Irá descobrir como os dispositivos se tornaram cada vez mais eficazes e ocupando ainda menos espaço físico.

Ainda poderá relembrar de como esses dispositivos fizeram história e como foram importantes no passado.

Confira abaixo os tópicos que serão abordados:

  • Padrões de armazenamento
  • A tecnologia mudou a forma de guardarmos arquivos
  • Os tipos de mídias de armazenamento
  • A avalanche de papéis gerados no dia a dia
  • Preservação de documentos físicos
  • O que é assinatura digital?
  • Não perca mais seus arquivos de vista
  • Longevidade digital
  • Não perca mais nenhum documento ao imprimir ou digitalizar
  • Mantenha todos seus documentos sincronizados
  • Armazenamento em nuvem – 5 formas de fazer backups de seus arquivos
  • Garanta total fidelidade do documento ao digitalizar

Padrões de armazenamento

Ao longo dos séculos, o ser humano começou a se preocupar com o processo de armazenamento de suas informações. A maneira mais popular de guardar documentos até a atualidade, são por meio da escrita e em arquivos impressos.

No entanto o acesso aos dados é lento, pois necessita de consulta em meio de muitas informações. É o caso de um executivo que acaba perdendo em média 4 semanas em um ano apenas procurando por documentos.

Os formatos de arquivos mais usados na reprodução de documentos digitais são PDF, HTML, Word, JPG, entre outros que permitem a leitura e criação de documentos.

Com o advento da computação, o homem viu que era possível buscar meios mais eficientes de armazenar e recuperar essas informações.

Devido a isso, a evolução das tecnologias digitais de armazenamento possibilitou novos recursos. O que fez ser possível guardar arquivos de dados ainda maiores e de maneira mais flexível.

Você pode conferir um infográfico super dinâmico que criamos onde é explicada a importância da digitalização de documentos.

A tecnologia mudou a forma de guardarmos arquivos

Quanto papel é necessário guardar? E o quão necessário é armazenar tal papelada? Você já fez essa pergunta?

Até pouco tempo atrás, alguns métodos de armazenamento foram de grande utilidade até se tornarem obsoletos alguns anos mais tarde. É o caso dos disquetes com 3,5 polegadas, que guardavam até 1,44 MB.

O disquete foi um meio de gravação que se popularizou durante duas décadas. E não só teve grande importância mas também ficou conhecido por seu principal símbolo para gravação de dados virtuais. Esse ícone está presente em aplicativos, softwares e na própria web até hoje.

Os dispositivos criados e co-criados no decorrer dos anos foram diversos. E nessas novas mudanças, a tecnologia da informação passou a seguir um ritmo e forma diferente. Basta olhar a nossa volta e perceber que tudo está conectado na nuvem e acessível a partir de qualquer lugar por meio da internet, é a famosa cloud computing.

Os tipos de mídias de armazenamento

tipos-de-midia

  • Cartões perfuráveis
  • Hard Disk (HD)
  • Fita Cassete
  • Disquete
  • ZipDrive
  • CD
  • DVD
  • Pen drive
  • Blu-ray
  • Cartões SSD

Cartões perfuráveis

Os cartões perfurados foram usados no século XX para processamento e armazenamento de dados. Até então não existiam discos, fitas ou outros meios magnéticos de guardar dados. Sendo assim, até a década de 50, não existiam concorrentes para estes cartões.

O cartão é reconhecido por conter furos em posições pré-definidas, levando assim as informações representadas por meio da perfuração nele contida.

HD

O disco rígido ou (Hard Disk) é o dispositivo mais comum entre todos os computadores. Afinal, é no HD que são gravados os arquivos como também todo sistema operacional.

Os HDs com o passar dos anos foram aumentando sua capacidade de armazenamento e se tornando ainda menores. Os HDs externos funcionam como se fosse um Pen Drive de alta capacidade de armazenamento. É possível encontrar vários modelos disponíveis no mercado.

Fita Cassete

Embora tenha sido a fita cassete que possibilitou a gravação de imagens e sons, essa invenção teve grande importância histórica. Conhecida também como compact cassette ou por sua abreviatura mais popular: K7, foi um padrão de fita magnética lançado em 1963.

Disquete

O disquete é um tipo de disco de armazenamento magnético fino e flexível. Também conhecido como diskette, disk ou floppy disk, é um disco de armazenamento que foi muito usado em meados da década de 70 até o começo dos anos 2000.

CD

O CD (Compact Disc), teve seu lançamento em 1982. O Compact Disc é um disco ótico digital de armazenamento de dados. Esse formato foi desenvolvido inicialmente com o propósito de apenas armazenar e tocar músicas, mas posteriormente foi adaptado para o armazenamento de dados (CD-ROM).

DVD

O DVD foi criado em 1995, como um substituto dos CDs e das fitas VHS. Diferente dos CDs que armazenavam no máximo 700MB, os DVDs suportavam a capacidade de 4,7GB de dados.

Houve 2 tipos de DVDs: os não regraváveis e os regraváveis, que permitiam apagar e regravar dados.

Pen drive

Dispositivo quase onipresente na vida das pessoas neste início de século. Pen drive é seu nome popular, porém, pode ser chamado também de USB Flash Drive, que foi desenvolvido no ano de 1998 por um cientista Israelense. Atualmente, é a opção de armazenamento e transporte de arquivos digitais mais comum por seu baixo custo e grande simplicidade de uso.

Hoje é possível encontrar pendrives com diferentes tamanhos e diferentes limites para armazenamento.

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Zip Drive

Em 1994, o intuito do zip drive era substituir o disquete. Ele também funcionava como um disco removível que tinha uma capacidade de armazenamento média, porém um pouco maior do que a do disquete.

O zip drive não deu certo pois era necessário adquirir a entrada e o leitor do disco, o que aumentava muito seu custo. Além do surgimento de novas tecnologias de armazenamento mais eficientes.

Blu-ray

O Blu-ray é um formato de disco com grande capacidade para armazenamento de áudios e vídeos de alta definição. A história do Blu-ray começou no final da década de 90. Os discos Blu-ray possuem capacidade para armazenar 27 GB de conteúdo digital. Esse armazenamento é superior aos discos de DVD que armazenam apenas 4,7 GB de dados.

Cartões SSD

O SSD (solid-state drive), em português unidade de estado sólido, é uma nova tecnologia de armazenamento considerada a evolução do disco rígido. A vantagem dos SSDs comparados com os HDs é que os SSDs são completamente silenciosos e contam com grande velocidade de gravação e leitura de dados, devido a eliminação das partes mecânicas.

A avalanche de papéis gerados dia a dia

Redução de papel no escritório

Você já sabe que a perda de um documento pode ocasionar prejuízo e isso só acontece devido à falta de gestão adequada do papel. E como garantir que essas informações não se percam?

Já imaginou se os bancos tivessem que lidar somente com papéis? Na atualidade, isso seria inviável devido a grande demanda existente. Sem falar no impacto no meio ambiente, seria preocupante.

O meio digital é uma alternativa de evitar o uso acelerado de produção de papéis. Por meio do acesso digital é possível consultar todo seu saldo e extrato em aplicativos de celular. Essa prática possibilita a redução de documentos impressos e ainda garante uma mobilidade mais sustentável.

O escritório com utilização mais consciente do papel se torna mais presente dia a dia graças ao gerenciamento eletrônico de documentos. Reduzir o uso de papel requer consciência e um esforço extra de todos os envolvidos.

Preservação de documentos físicos

O local onde são armazenados os documentos físicos deve ser o melhor possível. Recomenda-se um ambiente com as melhores condições de temperatura, livre de poeira e poluição atmosférica.

Outros fatores como catástrofes e manuseio inadequado são preocupações constantes para quem gerencia esses documentos.

Desta forma, um dos desafios da digitalização é a preservação de documentos físicos para que haja a garantia dos dados para o digital. Isso irá permitir que os documentos fiquem acessíveis e mantenham sua autenticidade.

Isto possibilitará também uma digitalização mais eficaz e com melhor reconhecimento de informações.

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O que é assinatura digital?

Para determinado documento ter validade é necessário assiná-lo, certo? Devido a isso, foi criada a assinatura digital. Essa assinatura permite verificar se o emissor do documento é realmente quem ele diz ser.

Esse processo baseia-se na conservação, segurança e integridade de um documento que circula em ambientes digitais, como a web por exemplo.

Com a grande quantidade de crimes digitais na internet, empresas e pessoas necessitam da garantia de veracidade dos documentos. Dessa forma é possível garantir se determinado documento sofreu alguma adulteração.

Lembre-se que a assinatura digital não é a mesma coisa que digitalização de uma assinatura, pois essa é apenas uma imagem que poderia ser duplicada e colada em outro arquivo. Já a assinatura digital é única e exclusiva ao documento que corresponde.

Mas como é feita a assinatura digital?

Para se ter uma assinatura digital é preciso ter um certificado digital. O interessado em ter esse certificado deve apresentar alguns documentos pessoais para uma Autoridade Certificadora.

Não perca mais seus arquivos de vista

Como utilizar serviço de armazenamento em nuvem

Como é a organização de documentos dentro da sua empresa?

É comum pensarmos que temos o controle da gestão de documentos físicos quando o volume de documentos é pequeno. Mas a medida que o número de arquivos cresce e a demanda por busca de informações aumenta, os problemas começam a surgir.

A indexação de documentos é o meio de descrever ou categorizar um documento de acordo com seu assunto. Isso significa que para identificar tal documento, é necessário antes separar e extrair os dados relevantes e representativos que esse documento possui. Isto permite identificá-los e buscá-los no futuro com maior facilidade.

Como escolher um software de gestão eletrônica de documentos?

Se você está a procura de um software de gestão de documentos vai se deparar com uma variedade de soluções disponíveis no mercado. Contudo, é necessário considerar alguns fatores para a escolha adequada de um GED.

Abaixo destacamos alguns aspectos positivos do uso de GED:

  • Preservação do documento físico
  • Consulta de documentos 24h por dia
  • Recuperação e duplicação
  • Redução de custo com armazenamento
  • Extração inteligente de informações
  • Controle de versões de documento
  • Auditoria
  • Criação de alertas sobre modificações nos documentos
  • Permite que funcionários trabalhem em documentos remotamente

Longevidade digital

O Museu de Língua Portuguesa, um dos museus mais visitados da América do Sul, sofreu em dezembro de 2015 um incêndio de grandes proporções.

Após o incêndio, a Secretaria da Cultura do Estado de São Paulo informou que todo o acervo do museu era virtual. Graças a isso, a recuperação dos arquivos só foi possível em razão dos backups guardados.

Inaugurado em 20 de março de 2006, o museu recebeu cerca de 1,6 milhões de pessoas somente nos 3 primeiros anos.

Não perca mais nenhum documento ao imprimir ou digitalizar

Se o volume de impressão ou digitalização de sua empresa é muito alto, uma boa opção é a locação de equipamentos profissionais.

Essa é uma alternativa que poderá viabilizar melhor os custos da empresa e ainda dar espaço para contratação de um serviço de GED de qualidade.

Uma das vantagens para o caixa da sua empresa é que na maioria dos casos, os custos de locação são dedutíveis, como por exemplo em despesas operacionais.

Outra vantagem da locação é deixar sua empresa protegida contra a obsolescência.

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Mantenha todos seus documentos sincronizados

Você já teve aquela sensação de não ter controle sobre seus arquivos? É aquela situação de ter um mesmo documento espalhado em vários computadores e dispositivos, e que você não consegue mais identificar qual é a versão mais atualizada?

Como saber qual documento é o mais recente se há cópias do mesmo espalhados em vários lugares? A maneira mais eficaz de solucionar este problema é sincronizar os arquivos em algum serviço de armazenamento em nuvem.

O armazenamento em nuvem hoje é visto como a melhor forma para você guardar seus dados sem a necessidade de carregar nenhum arquivo em dispositivos como pen drive.

Muitas empresas oferecem esse tipo de serviço, como o Google Drive, Dropbox, 4shared e muitos outros.

Armazenamento em nuvem – 5 formas de fazer backups de seus arquivos

Como vimos anteriormente, realizar backups em serviços de armazenamento em nuvem permite manter os arquivos protegidos. Possibilita também maior facilidade no acesso as informações por meio de um computador ou dispositivo móvel.

Abaixo listamos 5 serviços úteis, basta escolher o seu preferido e salvar seus arquivos.

  • Google Drive
  • Amazon Cloud Drive
  • Dropbox
  • Mega
  • OneDrive

Google Drive

No Google Drive, você inicia sua conta com 15 GB de espaço. Com esse armazenamento gratuito que a empresa disponibiliza, é possível gravar fotos, documentos, vídeos e o que mais você quiser.

Caso você consuma todo o espaço online, o serviço possibilita a expansão da conta gratuita para versão paga.

Amazon Cloud Drive

Com o serviço de armazenamento em nuvem oferecido pela Amazon, é possível carregar fotos, vídeos e documentos ou qualquer outro arquivo no Amazon Cloud Drive.

É possível usar o aplicativo para dispositivos móveis onde é possível gerenciar automaticamente documentos do telefone, excluí-los e visualizá-los a hora que quiser.

O serviço disponibiliza 5GB de espaço gratuito. Para mais espaço, é oferecido um pacote adicional de espaço na versão paga. Essa é uma excelente alternativa para quem quer fazer upload de documentos, fotos e vídeos.

Dropbox

O Dropbox é um serviço de armazenamento em nuvem que dispõe de até 2GB grátis. É uma ótima alternativa para quem quer armazenar documentos, fotos, vídeos e músicas. O Dropbox é um serviço freemium e possibilita a expansão de funções extras na versão paga.

Mega

O site Mega é um serviço de armazenamento em nuvem que oferece 50GB de espaço em uma conta grátis. O nascimento do Mega aconteceu um ano depois do fechamento do site Megaupload.

Com o Mega, é possível compartilhar pastas com seus contatos e ver as mudanças em tempo real. Você ainda pode ter uma conta de 4TB de armazenamento ao escolher o plano pago.

OneDrive

Com o OneDrive é possível acessar e compartilhar arquivos por meio do seu Windows, Mac, Android e iOS. O serviço é ideal para atividades como leitura e edição de arquivos Microsoft, como o Pacote Office.

No entanto, no dia 31 de janeiro de 2016 a Microsoft reduziu a oferta gratuita de 15GB de armazenamento para 5GB.

Garanta total fidelidade do documento ao digitalizar

Você sabe o que é Microfilmagem? Saiba que a microfilmagem é uma forma de gerenciar e armazenar informações por meio de captura de imagens de documentos por um processo fotográfico.

Essa utilização permite que os dados fiquem guardados por até 500 anos, quando bem armazenados. Isso só é possível porque as informações contidas neste tipo de armazenamento são gravadas em meio analógico. Diferente de uma mídia digital, a microfilmagem se destaca pela sua durabilidade no decorrer dos anos.

Conheça mais sobre esse armazenamento prático e eficiente de documentos no artigo exclusivo que produzimos.

Qual a diferença entre arquivamento digital de documentos e microfilme?

Os documentos digitalizados por meio da microfilmagem possuem um amparo legal, que torna o documento digital fiel ao seu original. Essa lei entrou em vigor em 30 de janeiro de 1996 e possibilitou a garantia, segurança, qualidade de imagem e reprodução do documento por meio da microfilmagem.

Se você quer saber mais sobre como funciona o processo de digitalização de documentos, conheça nosso eBook: O Guia Completo para Digitalização de Documentos

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Até a próxima!

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